Introduction : présentation du forum

Le forum se tiendra du 3 au 6 juillet 2017 sur le thème
‘ Coopération ouverte '

Principaux éléments du programme :

• Accueil le 3 juillet midi par un buffet.

Après midi : "Off" du Forum des usages.

• Les 4, 5 et 6 matin juillet : journées forum
  • 9h/10h : conférence (en amphi)
  • 10h/10h30 : pause-café
  • 10h30/12h30 : 7 sessions en parallèle (salles de cours)
  • 12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif
  • 14h00/16h30 : 6 Ateliers (salles de cours) et 5/6 séances de Travaux Pratiques (salles informatiques)

• Le 3 juillet au soir
  • 18h30 ou 19h00 : Apéritif
  • 20h00/20h30 : Dîner au RAK
  • 22h00 : Animation Foyer des élèves ?

• Autres animations possibles :
  • Démonstration , Tiers lieux : sur 3 jours en journée centre vie ? un soir au foyer des élèves ?
  • Diffusion d'un film : un soir. En petit amphi ? Au foyer des élèves ?

En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 participants, en 2008 : 380 participants, en 2010 : 400 participants attendus, en 2012 : 410 participants, en 2014 : 450 en 2016 :

En 2018 : ..............participants attendus.

RAK

demande de partenariat du même type qu'en 2016

A savoir :

• Buffet d'accueil le mardi 3 juillet midi au centre vie
• Repas au RAK les mercredi, jeudi, vendredi midi
• Repas au RAK les mardi, mercredi soir.
  • Repas de gala : le mercredi 4 juillet au soir.
  • Pour le repas du vendredi midi, au moment de l'inscription en ligne les participants auront le choix et préciseront s'ils optent pour un repas chaud au RAK ou un panier repas.
    

Environ 200 repas pour les mercredi et jeudi midi et 60/70 repas au RAK + 50/60 paniers repas pour le vendredi midi en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles.

A titre indicatif la commande passée en 2016 :

• Mardi 10 juillet midi : 126 repas ( buffet)
• Mardi 10 juillet soir : 100 repas commandés
• Mercredi 11, jeudi 12 juillet midi : environ 200 repas chaque
• Mercredi 11 juillet soir pour le repas de gala : 135 repas consommés
• Vendredi 13 juillet : 110 repas environ dont 27 paniers repas environ.
• Bouteilles d'eau : 120
• Langoustines 100 €

Nombre de repas self consommé :633

• Soirée du mercredi 2 juillet :

• • 18:30 ou 19h apéritif servi par la RAK. Boisson fourni par la ville?. Canapés/gâteaux apéro fournis par le RAK?
  • 20h00 ou 20h30 : Dîner au RAK. Un nombre précis de repas sera à communiquer suffisamment tôt à l'avance au RAK pour les commandes et ne sera plus modifiable.

Réalisé en 2016 : Petit dejeuner 265 Pause Café matin 870 Tickets café après midi 615 Déjeuner et diner simple 633 Diner Gala 138 Cocktail 160 Buffet d'accueil 126 Bouteilles d'eau 120 Langoustines 1

• quantité à ajuster pour le buffet
• demande de paniers repas à la Cafetaria le midi au lieu de repas au RAK

• Le RAK assurera les petits déjeuners qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription).

Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles? A titre d'information en 2016 : 265 petits déjeuners facturés.

• Le RAK organisera les 4, 5 et 6 juillet matin les pauses café (10h/10h30) sous forme de mise à disposition. 870 facturés en 2016.
  

La pause comprenait par personne : 1 viennoiserie, une boisson chaude, une boisson froide.? Possibilité de réduire les quantités?

Le temps de pause est cours (30 mn), il est demandé de mettre en place si possible 2 buffets à 2 endroits différents.

• Un service de pause l'après midi est à prévoir également comme en 2016à la cafétaria du centre vie en échange d'un ticket pour les mardi, mercredi et jeudi après midi. Les horaires seront communiqués ultérieurement.

A titre d'information en 2016 : 615 boissons servies sur 3 jours.

La ville de Brest a contacté Sébastien Blot afin qu’il nous communique les couts de prestation suivant - Petits déjeuners pour les 4 jours - Pauses cafés du matin pour les 4 jours - Le buffet d’accueil du mardi 5 juillet - Les pauses café après midi - Le cocktail du mercredi soir - Le repas de « gala » - Le repas « self »

Un premier chiffrage en nombre de participants pour les différentes prestations sera fait vers le  ?.... juin, puis .... juin. Possibilité d'ajuster chaque jour

• Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK.

MAISEL

• Premières arrivées possible à l'IMT Atlantique: lundi en soirée. ? procédure pour récupérer les clefs ( code coffre?)
• Connexion filaire à Internet dans les chambres résel?

A titre d'information en 2016 :

• réalisé : 68 chambres avec douches sur le palier (pour 147 nuitées)
• réalisé : 37 chambres avec douche (pour 94 nuitées)
• réalisé : 2 studios (pour 5 nuitées)

Le souhait pour 2018

• 50 chambres avec douches sur le palier
• 50 chambres avec douche
• 10 studios

Cette année la MAISEL met à disposition ...........................

Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, 2 couvertures, serviettes de toilette, savonnette.

Comme en 2016, une convention sera établie entre la Ville et la Maisel. Environ trois semaines avant la rencontre, la ville précisera le nombre approximatif de chambres à réserver et affinera les chiffres les semaines suivantes.

La Maisel facturera à la Ville le nombre de nuits consommées.

La Maisel fournira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants.

Les clés seront fournies le ............................. Certaines clés seront déposés dans le coffre pour les personnes qui arrivent le lundi soir ou dans la nuit. La Maisel nous communiquera le code. ?

En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir .... €. Une convention sera établie entre chaque participant hébergé à la Maisel et la ville qui facturera à l'hébergé le coût de changement de barillet en cas de non restitution de clef.

Les tarifs seront communiqués par la Maisel à la Ville de Brest.

personnes souhaitant poursuivre leur séjour : week end?

*Une convention de partenariat sera établie entre la ville et la Maisel

IMT Atlantique

Aujourd'hui les besoins logistiques sont de même nature qu'en 2016.

La ville finalise le programme du Forum et ne sait pas encore s’il y aura besoin de salles après 17h

• Au niveau des salles :
  • 9 salles de cours équipées multimédia (PC, vidéoprojecteur, écran de projection + diffusion son + vidéo pour certaines salles) pour les rencontres du matin (10h30/12h30) les ateliers de l'après midi (14h00/16h30) et la séance présentation de projets
    

• • 6 salles multimédia en configuration Amphi
  • le grand amphi pour les plénières du matin ( plus celui d'en face avec retransmission )

(Prévoir pour l'amphi accès Handicapés).

• • 5 salles informatiques pour les Travaux pratiques. Toutes les salles sont sous Linux et possibilité de les mettre sous windows (machines virtuelles).
    

• • 1 salle pour bagagerie
  • 1 salle de stockage (matériel et cadeaux) proche du centre vie

• • Souhait d'avoir une salle ou deux type salle de réunion avec connexion Internet/vidéoprojecteur + Wifi pour une vingtaine de personne />

Badges/passe/clés

souhait :

• • 3 badges d’accès,

• • 1 passe partiel pour les salles de cours

• • 1 clé des meubles des salles multimédia (clé identique pour chaque salle)

• • une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017)

• • Récupération de l'ensemble le..............

• Au niveau du Centre Vie :

Organisation et installation du centre vie/accueil

A priori mêmes besoins qu'en 2016. On repartirait sur la même configuration - nous fournir le plan 2016 La configuration précise souhaitée sera précisée ultérieurement.

Point à voir avec Jean François Berréhare

• • la possibilité d'équiper un stand de 2 ou 3 postes raccordés à Internet en accès libre pour les participants

• • Accueil :

A priori au même endroit qu'en 2016, en bas des escaliers à droite. Équipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 3 DECT, 2 ou 3 postes informatique avec connexion filaire internet, une imprimante

• • Espace café :

Comme en 2016 sous forme de 2 buffets pour les pauses du matin pour une meilleure fluidité. Service assuré par le RAK.

• • Alcoves : Exposition prévue ?

• • Plan sera complété par la ville et remis à TB (fait remis à Gérard Grall)

• • rallonges électriques et des multiprises au CTM plantes vertes ctm

• • grille caddie

• • Nombre de tables rondes : plus d'une vingtaine

• Point Sécurité :

Entrée / Sortie arrivées tardives

l'entrée du Forum se fait par : 

• Comme en 2016 la ville souhaiterait enregistrer les conférences plénières du mercredi, jeudi et vendredi matin.
  • Possibilité de disposer de deux ou trois badges pour circuler librement dans les bâtiments et d'un pass pour ouvrir et fermer toutes les salles.?

• Autres points :'
• La ville de Brest se chargera de réaliser et imprimer de la signalétique extérieure et intérieur.

Télécom Bretagne se charge de poser la signalétique extèrieur.

• Comme les années précédentes, un service de gardiennage sera à prévoir la nuit en lien avec le marché gardiennage de IMT Atlantique: ? quel prestataire?

• Comme en 2016 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et IMT Atlantique:.

• La ville souhaite pouvoir bénéficier du Foyer des élèves pour l'animation après le dîner de gala le mercredi 4 juillet avec une collaboration du même type avec le bureau des élèves. Et si possible : ouverture du bar le mardi soir et jeudi soir.

• Badges/passe/clés/téléphone

3 badges d’accès,

1 passe partiel pour les salles de cours

1 clé des meubles des salles multimédia (cléidentique pour chaque salle)

une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017)

Récupération de l'ensemble le

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Liste des participants :

• Blot Sébastien, RAK
• Coan Maria et Léone Collet, Maisel
• Bellour - Le Jean Marianne, Assistante du Secrétaire Général
• Grall Gérard, Logistique
• Eric Beunardeaut, Sécurité
• Jean François Berréhare et/ou Christophe Gauvry DISI
• Gilles Abaléa Réservation des Salles
• Morvan Florence, Ville de Brest
• Elisabeth le Faucheur, Ville de Brest
• Patricia Férézou Ville de Brest