Réunion Telecom Bretagne 03/06/2016

De Forum des Usages Coopératifs

Réunion Telecom Bretagne



Compte rendu de la réunion du 03 / 06 /2016



Présents :

Ville de Brest Elisabeth Le Faucheur Florence Morvan Audrey Hamel

Télécom Bretagne Maria Coant Jean Yves Deniel Gérard Grall Gilbert Primel Olivier Moal Damien Dall

Excusée : Marianne Bellour Le jean


Présentation du forum

Le forum se tiendra du 5 au 8 juillet 2016 sur le thème ‘Coopérer en transitions

'Retrouvez le programme en ligne : http://forum-usages-cooperatifs.net/index.php/Accueil

Principaux éléments du programme :


Premières arrivées Télécom :lundi en soirée. 20 chambres en 2014.

  • Le 5 Juillet

Accueil le 5 juillet midi par un buffet. 14h00 : "Off" du Forum des usages. 18h30 : apéritif coopératif de nos régions 19h30 : diner 21h : Animation avec Framasoft - débat mouvant -


  • Les 6, 7 et 8 matin juillet : journées forum
9h/10h : conférence (en amphi) 
10h/10h30 : pause-café

10h30/12h30 : 6 sessions en parallèle (salles de cours)

12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif

14h00/16h30 :6 Ateliers(salles de cours) et 5/6 séances de Travaux Pratiques (salles informatiques)


  • Le 6 juillet au soir

17h - 18h15 : Présentation de projets (table ronde, présentation de 15 mn par projet, mouvement des participants) - Tables rondes

19h00 : Apéritif

20h00/20h30 : Dîner au RAK

22h00 : Animation Foyer desélèves.



En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320participants, en 2008 : 380 participants, en 2010 : 400 participants attendus,en 2012 : 410 participants, en 2014 : 450

En 2016 : 420 participants attendus




.Restauration : rak

Accord sur les tarifs proposés

Base à réajuster pour la restauration : Mercredi 29 juin 2016


Petit déjeuner 365 Pause Café matin 1035 (mercredi/jeudi/vendredi) Tickets café après midi 594 Déjeuner et diner simple 680 Déjeuner mercredi 6 : 220 Déjeuner jeudi 7 : 220 Déjeuner vendredi 8 : 120 Diner du Mardi soir : 120 Buffet mardi 5 : 120 Diner Gala 210 Cocktail 210


  • Autres questions rak

Langoustines pour le mardi soir :6 kg avec mayonnaise 150 petites bouteilles d'eau (pour intervenants) – Le Rak nous fournis le nombre de bouteilles / Le service voit pour les gobelets - Les bouteilles non utilisées seront reprises par le RAk mise au frais du pot mairie qui arrivera le lundi. Accord du RAK Réception du 6 juillet (lieu et articulation avec animation :présentation de projets.) mise en place du pot et des places d’animations dans deux espaces opposés du centre vie . Le pot se fera à l’extérieur si le temps le permet. Une proposition pour le repas de gala a été faite. Le service fait rapidement un retour La Pause du matin sera installée dans deux espaces différents


Convention à formaliser tenant compte de l'ensemble des éléments


Maisel - Hébergement

Fournir le nombre de chambre réservé pour le 21 juin


chambres

Chambre sans douche 110

Chambre avec douche 50

Studio 2. Un troisième studio est mis à disposition.


Autres questions :

· Mise à disposition de couvertures supplémentaires dans l'ensemble des chambres

· Formulaire pour les clés. Reprendre celui d’il y a deux ans

· Arrivée des personnes le lundi soir : Procédure pour récupérer les clés (code coffre fournis)

· Connexion filaire à internet dans les chambres Resel



Note à faire dans mail aux participants

A mettre sur le papier Connexion wifi

A indiquer dans le dossier participant



· Entrée/sortie Vigipirate

· A partir de 20h il n’est plus possible d’entrer avec son véhicule.

· Appeler le gardien pour les arrivées tardives. Fournir au gardien la liste des arrivées par soirées et un numéro de tél des organisateurs en cas d’interrogation (Pour le 28 juin)

· Penser dans le mail final aux participants de nous indiquer si arrivée après 20h



L’entrée au Forum se fera par les amphis parking D3


Mise à disposition des locaux de Télécom Bretagne


Convention à la signature de Ronan Pichon (élu vdb) à envoyer 15 jours avant le forum


Récap des espaces mis à disposition :


· Le Centre Vie,

· les salles de cours multimédia (B03-035 sauf le 7 juillet matin,B03-036, B03-132,B03-134, B03-138, B03-140, B03-042, B03-044, B01-014, B03-046)

· les salles multimédia en configuration amphi (B01-008, B01-010, B01-114,B02-007, B02-017,B03-133),

· les salles TP informatique ( B03-131, B01-006, B03-033,B03-034,D03-007).


Une salle supplémentaire été sollicitée : la méridienne B004

Des agents de la collectivité pourront aider le lundi sa mise en place si besoin



Badges/passe/clés/téléphone

3 badges d’accès,

1 passe partiel pour les salles de cours

1 clé des meubles des salles multimédia (cléidentique pour chaque salle)

une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017)

Récupération de l'ensemble le lundi 4 juillet




Accueil

un téléphone fixe à l’accueil du forum numéro sda - bascule du numéro du service.

2 Dect

2 PC/imprimante 3 prises réseaux





Création des codes WIFI : fournir les noms pour le 28 juin 2016 puis les derniers noms lundi 4 juillet



Signalétique extérieure :

La ville a fourni les éléments graphiques à Marianne.Bellour Le Jean


Organisation et installation du centre vie/accueil

· Les espaces : centre vie et accueil

· Accueil : idem années précédentes

· Alcoves : Exposition prévue ? vérifier ce point avec Marianne Bellour Le jean (vu : pas d'expo pendant le forum)

· Plan sera complété par la ville et remis à TB (fait remis à Gérard Grall)

· Fournir la puissance pour l’imprimante 3D (fait)

· Demander des rallonges électriques et des multiprises au CTM

· Pas de stand

· Nombre total grille caddie : 40

· Nombre de tables rondes : plus d'une vingtaine

· 3 ordinateurs pour accès à internet ( dans l'alcove la plus grande)

· Aménagement par un peu d'r le lundi

· Livraison des plantes le lundi

·




Un tiers lieu éphémère composé de trois espaces liés mis en meuble par la recyclerie un peu d’R :


- un media lab (production de contenus, interviews, photos, vidéos…)

- un fablab avec une imprimante 3D géante (Maison du Libre), des ateliers variés animés par les First (services civiques des Fabriques du Ponant) ( impression, robotiques…) des présentation de projets fabrication numérique au service de l’ESS, Fablabs textile : ateliers de POC la Girafe le jeudi et le vendredi, Tricyclettes : vélos itinérants avec carrioles proposant des ateliers de créations nomades.

Un vélo "Sérigraphe", "Tampographe" avec les associations Ultra édition et Kuuutch le jeudi (à confirmer)

- un espace de coworking qui accueillera durant les trois 3 jours des ateliers




· Gardiennage : A compter du mardi soir jusqu'au jeudi soir inclus (vu par la ville)




Bureau des élèves - soirée du mercredi 6

Rendez vous le mardi 14 juin avec le bureau des élèves à Télécom Bretagne

. Adhésion des participants

. Ouverture du foyer pour 21 h le mercredi

. Concert vers 21h45/22 h avec Skijadenn

. Bar tenu par les élèves.



A voir :

Connexion au foyer

Débat mouvant Framasoft + ouverture du bar le mardi

Scène pour les musiciens de skijadenn le mercredi

Soirée foot : mercredi et jeudi

Ouverture le jeudi

Cotisation


Réponse de Patrick Bouillant quant à l’occupation du foyer et des animations


- Adhésion forfaitaire au cercle privé de 1000 € (sur la base de 200 personnes à 5 €).

- Ouverture et fermeture du Foyer des élèves assurées par les étudiants ou moi-même.

- Tenue du bar par les étudiants volontaires de l'AE (recrutement fait par le BdE et connus ce jour).

- Engagement des étudiants ouvrir le foyer et tenir le bar les 5 et 7 juillet de 20h30 à minuit (voire plus tard, mais sans engagement).

- Engagement des étudiants ouvrir le foyer et tenir le bar le 6 juillet de 20h30 à 01h30 (voire plus tard,mais sans engagement).

- Possibilité de regarder les matchs de foot en salle TV ou de les diffuser dans l'atrium les 5, 6 et 7juillet.

- Éléments de scène de l'AE (8 modules plancher bois de 150x150 cm) mis à disposition du groupe Skijadenn pourle concert du 6 juillet (mise en place de la scène à la charge du groupe).

- Possibilité pour le groupe Skijadenn de disposer de l'atrium du Foyer des élèves à partir de 17h le mercredi 6 juillet pour sa mise en place du concert.





Questions transversales :




· Rencontre des acteurs du tourisme - présence sur le mardi

·

· Rencontre des acteurs du tourisme (de 50 à 70 personnes) le mardi matin : Organisation en direct avec tb pour une salle et un accueil café.(contact Priscillia Créach)

· Déjeuner pour leurs participants à leur charge

· Gestion en direct avec Tb

· Question : Le centre vie permet-il d'accueillir 120 + 70 participants sur le centre vie : non prévoir le repas au RAK

·

· . L’après midi les personnes pourraient aller dans les rencontres off proposées dans le cadre du forum. (Info complémentaire : une rencontre des acteurs du tourisme est organisée pendant le off)






Calendrier



21 juin :

Maisel : Nombre de chambres



28 juin :

Gardien :

liste des participants avec numéro de portable

Code wifi : Liste des participants




29 juin :

Rak : transmission du nombre de repas au rak

Rak : Convention à transmettre au rak avec nombre de repas, langoustine et bouteilles d'eau



1er juillet :

Récupération des clés des chambres

Livraison des cadeaux



4 juillet :

Badges/passe/clés : à récupérer

Code Wifi : derniers noms

Aménagement centre vie :

Recyclerie : installation mobilier

Plantes

Livraison du matériel de la ville, des pochettes

Livraison du pot








A faire par le service :



Réédition du formulaire des clés



Infos à transmettre aux participants via

§ Note

§ papier Connexion wifi

§ Dossier participant



Procédure pour récupérer les clés (code coffre fournis)

Explication pour connexion filaire à internet dans les chambres Resel

Entrée/sortie Vigipirate

· A partir de 20h il n’est plus possible d’entrer avec son véhicule.

· Appeler le gardien pour les arrivées tardives. Fournir au gardien la liste des arrivées par soirées et un numéro de tél des organisateurs en cas d’interrogation (Pour le 28 juin)

· Penser dans le mail final aux participants de nous indiquer si arrivée après 20h

L’entrée au Forum se fera par les amphis parking D3

Indiquer le numéro de téléphone du service qui sera basculé sur le poste d'accueil.