Liste des participants :

• Déniel Jean-Yves, Gérant du RAK
• Coant Maria, MAISEL
• Bergot Frédéric, Mairie de Brest
• Bellour - Le Jean Marianne, Assistante du Secrétaire Général Telecom Bretagne
• Grall Gérard, Logistique Telecom Bretagne
• Primel Gilbert, Telecom Bretagne
• Bouilland Patrick, Telecom Bretagne
• Villette Guillaume, Président BDE Telecom Bretagne
• Morvan Florence, Mairie de Brest
• Picolo Valérie, Mairie de Brest
• Mouchot Marie-Catherine, Mairie de Brest

Introduction : présentation du déroulé

Retrouvez le programme en ligne : http://forum-usages-cooperatifs.net/index.php/Accueil

• Mardi 10 juillet
  • Accueil à Telecom Bretagne à partir du mardi 10 juillet en fin de matinée avec buffet offert au Centre vie
  • 14h/19h : Rencontre Off : Rencontres de réseaux d'acteurs (en salles de cours + Centre vie)

• Les 11,12 et 13 juillet : journées forum
  • 9h/10h : conférence (en amphi)
  • 10h/10h30 : pause café
  • 10h30/12h30 : 6 sessions en parallèle (salles de cours)
  • 12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif
  • 14h00/16h30 : 5 Ateliers (salles de cours) et 4 séances de Travaux Pratiques (salles informatiques)

• Le 11 juillet au soir : 18h/21h30 "8ème carrefour des possibles en Bretagne" (co-organisation Région Bretagne / Telecom Bretagne / FING)

• Le 12 juillet au soir
  • 17h00/18h00 : animation "Design de service" au centre vie
  • 19h00 : Apéritif
  • 20h30 : Dîner
  • 22h30 : Animation Foyer des élèves.

• Le 13 juillet : le forum se termine à midi après le déjeuner

En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 participants, en 2008 : 380 participants, en 2010 : 400 participants attendus.

En 2012 : 400 participants attendus.

RAK

• Petits déjeuners :

Le RAK assurera les petits déjeuners qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles.

Nous attendons quelques arrivées le 9 au soir (une dizaine maximum : à confirmer), quelques déjeuners pourraient être servis le 10 juillet matin : au bar au centre vie ?

On peut tabler entre 100 et 130 petits déjeuners pour les 11, 12 et 13 juillet.

A titre d'information en 2010 :

• Mercredi 30 juin : 91 inscrits pour 91 réellement consommés

• Jeudi 1er juillet : 132 inscrits pour 132 réellement consommés

• Vendredi 2 juillet : 126 inscrits pour 126 réellement consommés

Soit un total de 349.

Un nombre définitif de petits déjeuners à commander sera transmis le 6 juillet.

• Pauses cafés du matin :

Le RAK organisera les 11, 12 et 13 juillet matin les pauses café (10h/10h30) sous forme de mise à disposition. Environ 230 par jour. La pause comprendra par personne : 1 viennoiserie, une boisson.

A titre d'information en 2010 :

• Mercredi 30 juin : 243

• Jeudi 1er juillet : 265

• Vendredi 2 juillet : 185

Le temps de pause est cours (30 mn), il est demandé comme en 2010 de mettre en place 2 buffets à 2 endroits différents au centre vie.

Un nombre définitif de petits déjeuners à commander sera transmis le 6 juillet.

• Pause café l'après midi :

Comme en 2010 au bar du centre vie en échange d'un ticket.

A titre d'information en 2010 : 554 boissons servies sur 3 jours (certains ont utilisé leur ticket le vendredi matin).

Cette année : il faut rajouter le mardi 10 après midi soit une pause de plus par rapport à 2010.

Un nombre définitif de petits déjeuners à commander sera transmis le 6 juillet.

• Repas du midi :

A savoir : les participants auront la possibilité de prendre les repas des 10/11/12/13 juillet midi .

Le 10 juillet est prévu un buffet au centre-vie. (Service 12h15/14h). Première estimation du nombre de repas : 120/150. A voir la question des arrivées tardives après 14h00 : une solution pourrait être de proposer une formule au bar.

Les 11, 12 et 13 juillet midi, les repas seront pris au RAK.

Environ 200 repas pour les mercredi et jeudi midi et 60/70 repas au RAK + 50/60 paniers repas pour le vendredi midi en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription).

Le passage à la rampe du RAK est à prévoir de 12h15 à 13h15.

Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles.

A titre d'information en 2010 :

• Mercredi 30 juillet : 195 inscrits pour 190 réellement consommés

• Jeudi 1er juillet : 212 inscrits pour 199 réellement consommés

• Vendredi 2 juillet : 110 inscrits pour réellement 63 consommés au RAK et 46 paniers repas.

Soit un total de 517 inscrits pour un nombre de repas réellement servis et facturés de 498.

• Repas du soir :

• • Soirée du 10 juillet : repas à prévoir au RAK. Premières estimation : 130/150 personnes. Passage à la rampe entre 20h et 20h30

• • Soirée du jeudi 12 juillet :

- 19h apéritif servi par la RAK. La ville fournit la boisson. Le RAK prépare canapés( cf devis 1/12/2012).

- 20h00 ou 20h30 : les gens quittent l'apéritif pour rejoindre le restaurant.

- 20h30 : début du service

- 22h30 : animation concert au Foyer des élèves.

Une première estimation du nombre de repas sera donnée le 2 juillet. Un nombre définitif sera transmis le 8 juillet. Un nombre précis de repas sera à communiquer suffisamment tôt à l'avance au RAK pour les commandes et ne sera plus modifiable.

• Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK.

MAISEL

Cette année la MAISEL met à disposition 100 chambres sans douche (24 €) (Bâtiments I5 et I2 ?) et 60 chambres avec douche (30 €) (Bâtiments I8/I9 et I6 ?) + un pavillon (3 chambres/SDB/garage à 368 € (Tarif semaine)) + 2 ou 3 studios (36 €)

Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, couvertures, serviettes de toilette, savonnette.

Comme en 2010, une convention sera établie entre la Ville et la Maisel. Aux alentours du 25 juin la ville précisera le nombre approximatif de chambres à réserver et affinera les chiffres les semaines suivantes.

Nombre définitif à transmettre le mardi 3 juillet.

Quelques arrivées à prévoir le 9 juillet au soir, les participants devront aller retirer leur clef dans un coffre près du secrétariat de Maisel au RDC de lu bâtiment I3. Il faudra penser à transmettre les coordonnées du gardien aux participants au cas où : 11 99.

La Maisel facturera à la Ville le nombre de nuits consommées.

La Maisel forunira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants.

Les personnes souhaitant poursuivre leur séjour pourront occuper leur chambre le week end à l'occasion des Tonnerres de Brest 2012 et remettront directement leur clef dans la boîte aux lettres de la Maisel à leur départ.

En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir ???? (à préciser).

Frédéric Bergot précise que comme les éditions précédentes, une convention sera établie entre chaque participant hébergé à la Maisel et la ville qui facturera à l'hébergé le coût de changement de barillet en cas de non restitution de clef.

Pour éviter que les participants aient froid comme en 2008, des couvertures supplémentaires seront proposées à la demande des participants. Il n'y aura pas une couverture supplémentaire par personne.

A titre d'information en 2010 :

• réalisé : 91 chambres avec douches sur le pallier (pour 208 nuitées)

• réalisé : 52 chambres avec douche (pour 125 nuitées)

Telecom Bretagne

Rappel des besoins :

• Au niveau des salles :

• • 6 à 7 salles de cours équipées multimédia (PC, vidéoprojecteur, écran de projection + diffusion son + vidéo pour certaines salles) pour les rencontres du matin (10h30/12h30) et ateliers de l'après midi (14h00/16h30).

• • 4 salles informatique pour les Travaux pratiques. Préciser les salles Linux et windows.

• • 1 salle pour bagagerie

• • Grand amphi pour les conférences (9h00/10h00).

Prévoir avec accès Handicapés.

• Au niveau du Centre Vie :

• • Au niveau des stands:

Utilisation des stands suite aux projets S4 dans le centre vie équipés avec tables, chaises, courant électrique et prise informatique. Gérard Grall et Florence Morvan se coordonneront pour définir les aménagements à prévoir.

Les éventuels besoins en ordinateurs pour les stands seront précisés dans les meilleurs délais.

Gérard Grall fournit les plans de la disposition des stands S4 et le plan du Forum 2012.

• • Espace expo :

Il est prévu d'installer une exposition sur l’info-visualisation de 50 panneaux (1x1,5 m). Telecom Bretagne ournira les cimaises dont il dispose (une quarantaine).

• • Accueil :

Au même endroit qu'en 2010, en bas des escaliers à droite. Equipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 3 DECT

• • Espace café :

Sous forme de 2 buffets pour les pauses du matin pour une meilleure fluidité. Service assuré par le RAK. Mis en place et enlevé chaque jour.

• Autres points divers :

• • Accès Wifi

Marianne Bellour Le Jean précise qu'un code unique sera fournit et transmis à l'ensemble des participants.

• • Gilbert Primel fournira deux ou trois badges pour circuler librement dans les bâtiments et un pass pour ouvrir et fermer toutes les salles.

• • Marianne Bellour - Le Jean se chargera de la signalétique extérieure.

La Ville de Brest se chargera de la signalétique intérieure.

• • Comme les années précédentes, un service de gardiennage sera à prévoir la nuit avec cette année une nuit supplémentaire : nuits du 10 au 11, du 11 au 12 et du 12 au 13.

Frédéric Bergot précise les horaires à Gilbert Primel.

• • Comme en 2010 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et Telecom Bretagne.

Foyer des élèves

Le 12 juillet au soir, animation prévue au Foyer des élèves. Concert avec les Skrijaden. Guillaume Villette transmet devis à la ville de Brest (5 € de droit d'entrée par participant). 4 à 5 élèves assureront le service au bar.

Florence Morvan précisera l'heure d'installation du groupe au sein du foyer.