Liste des participants :

• Belleudy Jean-Pierre, Secrétaire Général Telecom Bretagne
• Déniel Jean-Yves, Gérant du RAK
• Touré El, Directeur de la MAISEL
• Coant Maria, MAISEL
• Bergot Frédéric, Mairie de Brest
• Picolo Valérie, Mairie de Brest
• Bellour - Le Jean Marianne, Assistante du Secrétaire Général
• Grall Gérard, Logistique
• Mouchot Marie-Catherine, Directrice de Communication

Introduction : présentation du forum

Le forum se tiendra les 9, 10 et 11 juillet. Hypothèse : une « rencontre off » le 8 juillet (encore sous réserve).

• Accueil au Fourneau le 7 ou 8 au soir.
• Arrivée des participants à Telecom Bretagne le 7 ou 8 en soirée.

Les organisateurs se chargent d’accompagner les participants. Les clés auront été remises au préalable.

• Le 8 en journée à L'ENST : « Le Forum off» ?
• Les 9, 10 et 11 juillet : journées forum
  • 9h/10h : conférence (en amphi)
  • 10h/10h30 : pause café
  • 10h30/12h30 : 6 plénières en parallèle (salles de cours)
  • 12h30/14h30 : déjeuner Restaurant Administratif
  • 14h30/17h00 : 4/5 Ateliers (salles de cours) et 5/6 séances de Travaux Pratiques (salles informatiques)

• Le 9 au soir : « Carrefour des possibles » organisé par la Région et la Fing au Quartz ?
• Le 10 au soir Dîner au RAK + soirée animée au foyer des élèves (sous réserve)

En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 particpants. En 2008, 370 participants sont attendus.

Telecom Bretagne

Aujourd'hui les besoins logistiques sont de même nature qu'en 2006 à savoir :

• Au niveau des salles :

• • 6 salles de cours équipées multimédia (PC, vidéoprojecteur, écran de projection + diffusion son + vidéo pour certaines salles) pour les plénières du matin (10h30/12h30) et ateliers de l'après midi (14h00/17h00)

En 2006 : salles B3/035 – B3/036 – B3/131 – B3/132 – B3/133 – B3/136

• • 6 salles informatiques pour les Travaux pratiques et salle accès libre

En 2006 : B1/006 – B3/033 – B3/034 – D1/128 bis – D1/135 – et la D2 – 140 en accès libre La salle en libre-service D02-140 ne sera probablement pas accessible en raison de travaux (cf points divers). Elle serait remplacée par la C07-110.

• • 1 salle pour bagagerie

En 2006 : B1/008

• Au niveau des Amphis :

• • Grand amphi pour les conférences (9h00/10h00) avec accès Handicapés

Marie-Catherine Mouchot précise que l'amphitéâtre (côté public) est accessible aux personnes en fauteuil roulant, par contre si un intervenant était en fauteuil il faudrait aménager l'accessibilité de la scène. A prévenir suffisamment tôt à l'avance si le cas se présente.

• • Petit amphi (en option) au cas où ? (retenu en 2006 mais non utilisé)

• • Amphi B1/114 (en option) (retenu en 2006 mais non utilisé)

• Au niveau du Centre Vie :

• • Au niveau des stands:

Utilisation des stands suite aux projets S4 dans le centre vie équipés avec tables, chaises, courant électrique et prise informatique. Marianne Bellour-Le Jean voit avec Jean-François Béréhare la possibilité d'équiper certains stands de PC raccordés au web. Gérard Grall remet un plan de la disposition des stands S4. Communiquer suffisamment tôt à l'avance les stands à conserver et ceux à démonter.

• • Espace expo :

En 2006 l'espace a été utilisé pour exposer photos. La ville demande de mettre une option sur cet espace s'il est disponible.

• • Accueil :

A priori au même endroit qu'en 2006, en bas des escaliers à droite. Equipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 2 DECT

• • Espace café :

Prévoir un espace café pour les pauses du matin. Service assuré par le RAK.

• Autres points divers :

• • Gérard Grall fournit à Frédéric Bergot les plans des lieux (salles, centre vie, stands,...)

• • Comme en 2006, Frédéric Bergot demande si c'est possible d'avoir le réseau wifi.

Marianne Bellour - Le Jean s'en assure auprès de Jean-François Béréhare.

• • Frédéric Bergot demande si c'est possible de disposer de deux ou trois badges pour circuler librement dans les batiments ? A priori OK. Ce point sera vu avec Gilbert Primel.

• • Marie Catherine Mouchot assure que l'ensemble des bâtiment est accessible aux personnes à mobilité réduite.

• • Marianne Bellour - Le Jean se chargera de la signalitique extérieure.

La Ville de Brest se chargera de la signailitique intérieure.

• • A priori comme les années précédentes, un service de gardiennage sera à prévoir la nuit. Ce point sera vu ultérieurement avec Gilbert Primel.

• • Comme en 2006 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et Telecom Bretagne.

• • Jean-Pierre Belleudy précise qu'en 2008, des travaux sont prévus à Telecom Bretagne (notamment au niveau de l'accueil et du bâtiment D2). Il est possible que ces travaux ne soient pas terminés au moment du forum. Dans quel cas, l'accès au forum se fera uniquement via les portes face aux amphis, près du département informatique.

La porte du côté des amphis sera accessible sans badge dans la journée.

MAISEL

Une option est mise sur 180 chambres : 60 chambres avec douche et 120 chambres sans douche (douche sur le pallier) + une option sur 3 chambres accessibles pour personnes en fauteuil roulant. (En 2006 : 151 chambres utilisées)

Mr Touré précise qu'il est important de prévoir une accompagnant pour les personnes en fauteuil.

Tarifs : 27 € pour les chambres avec douche et 22 € pour les chambres sans douche. Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, couvertures, serviettes de toilette, savonnete.

Comme en 2006, une convention sera établie entre la Ville et la Maisel. Environ trois semaines avant la rencontre, la ville précisera le nombre approximatif de chambres à réserver et affinera les chiffres les semaines suivantes. La Maisel facturera à la Ville le nombre de nuits consommées.

La Maisel forunira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants.

Mr Touré précise que les personnes souhaitant participer à Brest 2008 pourront occuper leur chambre les 12 et 13 juillet et remettront directement leur clef dans la boîte aux lettres de la Maisel à leur départ.

En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir 40 €.

Frédéric Bergot précise que comme les éditions précédentes, une convention sera établie entre chaque participant hébergé à la Maisel et la ville qui facturera à l'hébergé le coût de changement de barillet à savoir 40 € en cas de non restitution de clef.

RAK

Partenariat du même style qu'en 2006. A savoir :

• les participants auront la possibilité de prendre les repas des 9/10 et 11 juillet midi au RAK. Environ 270 repas par jour en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limité de places disponilbes.

• A priori le dîner de gala se tiendrait au RAK le jeudi 10 au soir. Pour le dîner de gala, un nombre précis de repas sera à communiquer suffisamment tôt à l'avance au RAK pour les commandes et ne sera plus modifiable.

• Le RAK assurera les petits déjeuners qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles. Environ 160 petits déjeuners par jour.

• Le RAK organisera les 9, 10 et 11 juillet matin les pauses café (10h/10h30) sous forme de mise à disposition. Environ 260 par jour.

• Un service de pause l'après midi est à prévoir également comme en 2006 au bar du centre vie en échange d'un ticket.

Frédéric Bergot précise qu'il serait sans doute judicieux de remettre le ticket à la remise du dossier du participant et non pas proposer ces tickets comme en 2006 accessible sur simple demande à l'accueil.

• Si le 8 juillet se tenait une rencontre off, il faudrait prévoir la restauration du midi.

Le RAK précise qu'il est possible d'assurer également le dîner mais uniquement à partir de 30/40 personnes.

• Il est précisé pour les participants qui resteront passer le week end qu'aucun service de restauration ne sera assuré.

Penser à bien en informer les participants.

• Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK.

Points divers

• Marie-Catherine Mouchot demande de lui fournir la plaquette de communication lorsqu'elle sera réalisée.

Marie-Catherine soumet l'idée de réaliser une bâche "Forum" qui pourrait être réutilisée à chaque édition que l'on pourrait mettre à l'extérieur du bâtiment. Elle se renseigne sur les tarifs et transmet à Frédéric.

• Marianne Bellour Le Jean met à jour et transmet le tableau des contacts.

Marianne contacte Jean François Béréhare pour tout l'aspect informatique.

• Marie-Catherine Mouchot précise qu'il est important de faire savoir aux participants qu'au sein de Telecom Bretagne il n'est pas possible de payer par carte bancaire, qu'il n'existe pas de distributeur d'argent et enfin de bien préciser la non restauration le week end.

• Marie-Catherine Mouchot rappelle que l'établissement a changé de nom : Telecom Bretagn remplace ENST Bretagne et donc qu'il existe un nouveau logo que l'on peut retrouver sur le site de l'établissement.

• Marianne Bellour-Le Jean se charge de contacter le nouveau président du Bureau des Elèves, Monsieur Sixte de Vergnette de la Motte et transmet ses coordonnées à Frédéric Bergot afin de les solliciter pour l'organisation de la soirée animée au foyer des élèves..

Annexe au compte-rendu

Liste contacts Telecom Bretagne

PROCHAINE REUNION A TELECOM BRETAGNE LE 25 MARS 14H30 (salle de conférences)