Liste des participants :

• Belleudy Jean-Pierre, Secrétaire Général Telecom Bretagne
• Déniel Jean-Yves, Gérant du RAK
• Touré El, Directeur de la MAISEL
• Coant Maria, MAISEL
• Bergot Frédéric, Mairie de Brest
• Picolo Valérie, Mairie de Brest
• Bellour - Le Jean Marianne, Assistante du Secrétaire Général Telecom Bretagne
• Grall Gérard, Logistique Telecom Bretagne
• Mouchot Marie-Catherine, Directrice de Communication Telecom Bretagne

Introduction : présentation du forum

Le forum se tiendra les 30 juin, 1er et 2 juillet 2010 sur le thème "Innover et entreprendre ensemble"

L'appropriation des outils numériques par des réseaux d'acteur-ice-s est porteur d'innovations sociales, de biens mis en communs, de développement local des territoires qui participent à une transition possible vers une société économe de ses ressources et solidaire.

Retrouvez les premières pistes de réflexion en ligne : Relevé de conclusions réunion Autrans du 14/01/2010.

• Accueil au Fourneau le 29 juin au soir.
• Arrivée des participants à Telecom Bretagne le 29 en soirée.

Les organisateurs se chargent d’accompagner les participants. Les clés auront été remises au préalable.

• Les 30 juin, 1er et 2 juillet : journées forum
  • 9h/10h : conférence (en amphi)
  • 10h/10h30 : pause café
  • 10h30/12h30 : 6 sessions en parallèle (salles de cours)
  • 12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif
  • 14h00/16h30 : 4/5 Ateliers (salles de cours) et 5/6 séances de Travaux Pratiques (salles informatiques) + Explorcamp (le jeudi centre vie)

• Le 30 juin 17h00/18h30 : Rencontres de réseaux et animations : présentations de projets (salles de cours) + Explorcamp (centre vie)
• Le 1er juillet à 18h00 : « Carrefour des possibles » organisé par la Région et la Fing au Quartz ?
• Le 30 juin au soir Dîner au RAK + soirée animée au foyer des élèves (?).

En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 participants, en 2008 : 380 participants. En 2010 : 400 participants attendus.

RAK

Partenariat du même style qu'en 2008. A savoir :

• les participants auront la possibilité de prendre les repas des 30 juin/1er et 2 juillet midi au RAK.

Environ 240 repas par jour pour les mercredi et jeudi et 180 pour le vendredi en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limité de places disponibles.

A titre d'information en 2008 : les repas estimés à l'inscription :

• Mercredi 9 juillet : 236

• Jeudi 10 juillet : 255

• Vendredi 11 juillet : 176

Soit un total de 667. Au final, 621 repas réellement servis et facturés.

En 2008, certains participants ayant des contraintes pour le transport avaient pu bénéficier d'un panier repas à emporter à la cafétéria du Centre Vie en échange d'un ticket "repas du midi au RAK" .

En accord avec le RAK, pour 2010, au moment de l'inscription en ligne les participants auront le choix et préciseront s'ils optent pour un repas chaud au RAK ou un panier repas.

• Dîner de gala au RAK le mercredi 30 juin au soir. Pour le dîner de gala, un nombre précis de repas sera à communiquer suffisamment tôt à l'avance au RAK pour les commandes et ne sera plus modifiable.

En 2008, le cocktail était préparé par la Ville de Brest. A voir pour 2010 si le RAK est sollicité pour cette prestation ?

• Le RAK assurera les petits déjeuners qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles.

A titre d'information en 2008 :

• Mercredi 9 juillet : 121

• Jeudi 10 juillet : 155

• Vendredi 11 juillet : 139

Soit un total de 415.

• Le RAK organisera les 9, 10 et 11 juillet matin les pauses café (10h/10h30) sous forme de mise à disposition. Environ 260 par jour.

A titre d'information :

• Mercredi 9 juillet : 280

• Jeudi 10 juillet : 320

• Vendredi 11 juillet : 220 La pause comprenais par personne : 2 viennoiseries, une boisson. A voir pour 2010 si on réduit à 1 viennoiserie, une boisson.

Le temps de pause est cours (30 mn), il est acté le fait de mettre en place 2 buffets à 2 endroits différents.

• Un service de pause l'après midi est à prévoir également comme en 2008 au bar du centre vie en échange d'un ticket.

A titre d'information en 2008 : 389 boissons servies sur 2 jours.

• Il est précisé pour les participants qui resteront passer le week-end qu'aucun service de restauration ne sera assuré.

Penser à bien en informer les participants.

• Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK.

MAISEL

Le même nombre de participants logés sur place attendu.

A titre d'information en 2008 :

. 104 chambres avec douches sur le pallier (pour 296 nuitées)

. 63 chambres avec douche dont 3 chambres handicapées (pour 148 nuitées)

. 2 studios (pour 14 nuitées)

Attention : en 2008, en raison de Brest 2008 plusieurs personnes sont restées les jours suivants. En 2010, probable qu'un nombre plus limité souhaitera poursuivre son séjour. Mr Touré précise que cela ne pose pas de problème.

Prévoir une accompagnant pour les personnes en fauteuil.

Tarifs : il est convenu d'un surcoût par rapport à 2008 : la manifestation est avancée d'une semaine, les étudiants quittent le campus à partir du jeudi 24 juin, pour préparer les chambres dans les délais il est prévu soit un renfort de personnel soit des heures supplémentaires. Ainsi les tarifs proposés sont les suivants : 32 € pour les chambres avec douche (soit + 5 € par rapport à 2008) et 26 € pour les chambres sans douche (soit + 4 € par rapport à 2008), 36 € pour les studios (soit + 5 € par rapport à 2008).

Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, couvertures, serviettes de toilette, savonnete.

Comme en 2008, une convention sera établie entre la Ville et la Maisel. Environ trois semaines avant la rencontre, la ville précisera le nombre approximatif de chambres à réserver et affinera les chiffres les semaines suivantes. La Ville de Brest se rapprochera de son service juridique pour avis sur la convention. La Maisel facturera à la Ville le nombre de nuits consommées.

La Maisel forunira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants.

Les personnes souhaitant poursuivre leur séjour pourront occuper leur chambre les 3, 4 et 5 juillet et remettront directement leur clef dans la boîte aux lettres de la Maisel à leur départ.

En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir 40 €.

Frédéric Bergot précise que comme les éditions précédentes, une convention sera établie entre chaque participant hébergé à la Maisel et la ville qui facturera à l'hébergé le coût de changement de barillet à savoir 40 € en cas de non restitution de clef.

En 2008 plusieurs participants se sont pleins d'avoir froid et nous avons manqué de couverture. Mr Toure en prend bonne note pour éviter ce désagrément.

Telecom Bretagne

Aujourd'hui les besoins logistiques sont de même nature qu'en 2008 à savoir :

• Au niveau des salles :

• • 6 salles de cours équipées multimédia (PC, vidéoprojecteur, écran de projection + diffusion son + vidéo pour certaines salles) pour les rencontres du matin (10h30/12h30) et ateliers de l'après midi (14h00/16h30)

• • 6 à 8 salles informatiques pour les Travaux pratiques et salle accès libre. Préciser les salles Linux et windows.

• • 1 salle pour bagagerie

• Au niveau des Amphis :

• • Grand amphi pour les conférences (9h00/10h00) avec accès Handicapés

Cette année une nouvelle salle est proposée : la méridienne.

Après réflexion, la Ville de Brest confirme son souhait de rester dans la configuration 2008 avec le grand amphi : configuration amphi plus adaptée pour une conférence, amphi plus chaleureux que la Méridienne.

• Au niveau du Centre Vie :

• • Au niveau des stands:

Mêmes besoins qu'en 2008. Utilisation des stands suite aux projets S4 dans le centre vie équipés avec tables, chaises, courant électrique et prise informatique.

Gérard Grall précise le délai très court entre le forum S4 et le forum des usages et demande donc à modifier le moins possible la configuration S4.

Frédéric Bergot demande la possibilité d'équiper certains stands de PC raccordés au web. Marianne Bellour Le Jean voit avec Jean-François Bérréhare.

Gérard Grall fournit les plans de la disposition des stands S4 et le plan du Forum 2008. Communiquer suffisamment tôt à l'avance les stands à conserver et ceux à démonter.

• • Espace expo :

En 2008 l'espace a été utilisé pour exposer des photos. La ville demande de mettre une option sur cet espace s'il est disponible. Marianne Bellour Le Jean vérifie que l'espace est bien disponible.

• • Accueil :

A priori au même endroit qu'en 2008, en bas des escaliers à droite. Equipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 2 DECT

Après visite des lieux, il est demandé si l'exposition sur le développement durable peut être déplacée le temps du forum.

• • Espace café :

Contrairement à 2008, il est acté le principe de mettre en place 2 buffets pour les pauses du matin pour une meilleure fluidité. Service assuré par le RAK.

• Autres points divers :

• • Gérard Grall fournit à Frédéric Bergot les plans des lieux (salles, centre vie, stands,...).

• • Comme en 2008, Frédéric Bergot demande si c'est possible d'avoir le réseau wifi. Attention, en 2008 : 50 accès simultanés : bien trop limité. Marriane Bellour Le Jean se rapproche de Jean François Bérréhare pour évoquer le sujet. Frédéric Bergot précise que la Ville peut mettre à disposition quelques équipements si nécessaire pour améliorer le service.

Marrie Catherine Mouchot précise qu'une nouvelle procédure sera en place pour accéder au wifi, probablement du même type qu'aux Etés TIC à savoir un login/mot de passe par utilisateur.

• • Frédéric Bergot demande si c'est possible de disposer de deux ou trois badges pour circuler librement dans les batiments et d'un pass pour ouvrir et fermer toutes les salles.

• • Marianne Bellour - Le Jean se chargera de la signalétique extérieure.

La Ville de Brest se chargera de la signalétique intérieure.

• • Comme les années précédentes, un service de gardiennage sera à prévoir la nuit. Ce point sera vu avec Gilbert Primel.

• • Comme en 2008 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et Telecom Bretagne.

• • Frédéric Bergot précise la volonté de rendre la manifestation plus interactive avec les participants et les internautes dans la mesure du possible, et le souci de mieux rendre compte de la manifestation : donner à voir, garder des traces.

Piste : diffusion des plénières et conférences sur second life, en live sur Internet, mur de tweet, mise en ligne de photos,... Mettre en place des solutions techniquement simples, sans prendre de risque.

Marie Catherine Mouchot confirme que Telecom peut contribuer, une prochaine réunion sera programmée sur le sujet. Pistes pour associer Artési qui a une certaine expérience avec les rencontres d'Autrans.

• • Frédéric Bergot demande comme en 2008 de pouvoir bénéficier du Foyer des élèves pour l'animation après le dîner de gala le mercredi 30 juin avec une collaboration du même type avec le bureau des élèves. Jean-Pierre Belleudy précise qu'un nouveau contexte juridique est en place pour l'utilisation du foyer et demande à la ville de Brest de lui faire une demande officielle précisant le type de prestation souhaitée.

• • Jean-Pierre Belleudy précise que des travaux auront lieu à cette période sur le campus et demande de préciser le nombre de voitures et bus attendus pour réfléchir au mieux aux parkings.

Après vérification, ci dessous une estimation des voitures présentes sur le campus en 2008. C'est une estimation haute car plusieurs participants ont sans doute co-voituré : - mardi soir : 100 voitures - mercredi : 140 - jeudi : 140 - vendredi : 100

Par ailleurs : - 2 bus arriveront déposer les participants aux résidences le mardi soir entre 22h et 23h. - 2 bus viendront prendre les participants le jeudi soir vers 17h pour se rendre au Carrefour des possibles et un retour prévu après 23h.

PROCHAINE REUNION A TELECOM BRETAGNE LE 6 Mai à 14h00