Introduction : présentation du forum

Le forum se tiendra du 5 au 8 juillet 2016 sur le thème
‘Coopérer en transition ' Retrouvez le programme en ligne : http://forum-usages-cooperatifs.net/index.php/Accueil

Principaux éléments du programme :

• Premières arrivées possible à Télécom : lundi en soirée. 20 chambres en 2014.
• Accueil le 5 juillet midi par un buffet. Après midi : "Off" du Forum des usages.
• Les 6, 7 et 8 matin juillet : journées forum
  • 9h/10h : conférence (en amphi)
  • 10h/10h30 : pause-café
  • 10h30/12h30 : 7 sessions en parallèle (salles de cours)
  • 12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif
  • 14h00/16h30 : 6 Ateliers (salles de cours) et 5/6 séances de Travaux Pratiques (salles informatiques)

• Le 6 juillet au soir
  • 18h30 ou 19h00 : Apéritif
  • 20h00/20h30 : Dîner au RAK
  • 22h00 : Animation Foyer des élèves.

• Autres animations possibles :
  • Démonstration , Tiers lieux : sur 3 jours en journée centre vie ? un soir au foyer des élèves ?
  • Diffusion d'un film : un soir. En petit amphi ? Au foyer des élèves ?

En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 participants, en 2008 : 380 participants, en 2010 : 400 participants attendus, en 2012 : 410 participants, en 2014 : 450

En 2016 : 420 participants attendus.

RAK

Partenariat du même type qu'en 2014

A savoir :

• Buffet d'accueil le mardi 5 juillet midi au centre vie
• Repas au RAK les mercredi, jeudi, vendredi midi
• Repas au RAK les mardi, mercredi soir.
  • Repas de gala : le mercredi 6 juillet au soir.
  • Pour le repas du vendredi midi, au moment de l'inscription en ligne les participants auront le choix et préciseront s'ils optent pour un repas chaud au RAK ou un panier repas.
    

Environ 200 repas pour les mercredi et jeudi midi et 60/70 repas au RAK + 50/60 paniers repas pour le vendredi midi en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles.

A titre indicatif la commande passée en 2014 :

• Mardi 10 juillet midi : 120 repas ( buffet)
• Mardi 10 juillet soir : 130 repas commandés
• Mercredi 11, jeudi 12 juillet midi : environ 200 repas chaque
• Mercredi 11 juillet soir pour le repas de gala : 190 repas consommés
• Vendredi 13 juillet : 140 repas environ dont 45 paniers repas environ.

Nombre de repas self consommé : 611

• Soirée du mercredi 2 juillet :

• • 18:30 ou 19h apéritif servi par la RAK. Boisson fourni par la ville. Canapés/gâteaux apéro fournis par le RAK.
  • 20h00 ou 20h30 : Dîner au RAK. Un nombre précis de repas sera à communiquer suffisamment tôt à l'avance au RAK pour les commandes et ne sera plus modifiable.

• Le RAK assurera les petits déjeuners qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles.

A titre d'information en 2014 : 365 petits déjeuners facturés.

• Le RAK organisera les 6, 7 et 8 juillet matin les pauses café (10h/10h30) sous forme de mise à disposition. 1035 facturés en 2014.
  

La pause comprendra par personne : 1 viennoiserie, une boisson chaude, une boisson froide.

Le temps de pause est cours (30 mn), il est demandé de mettre en place si possible 2 buffets à 2 endroits différents.

• Un service de pause l'après midi est à prévoir également comme en 2014 au bar du centre vie en échange d'un ticket pour les mardi, mercredi et jeudi après midi. Les horaires seront communiqués ultérieurement.

A titre d'information en 2014 : 594 boissons servies sur 3 jours.

La ville de Brest contacte Sébastien Blot afin qu’il nous communique les couts de prestation suivant - Petits déjeuners pour les 4 jours - Pauses cafés du matin pour les 4 jours - Le buffet d’accueil du mardi 5 juillet - Les pauses café après midi - Le cocktail du mercredi soir - Le repas de « gala » - Le repas « self » Un premier chiffrage en nombre de participants pour les différentes prestations sera fait vers le 6 juin, puis le 13 juin.

• Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK.

MAISEL

Le même nombre de participants logés sur place attendu.

A titre d'information en 2014 :

• réalisé : 110 chambres avec douches sur le palier (pour 232 nuitées)
• réalisé : 50 chambres avec douche (pour 125 nuitées)
• réalisé : 2 studios (pour 7 nuitées)

Cette année la MAISEL met à disposition le même nombre de chambres qu'en 2014, avec 2 studios

Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, 2 couvertures, serviettes de toilette, savonnette.

Comme en 2014, une convention sera établie entre la Ville et la Maisel. Environ trois semaines avant la rencontre, la ville précisera le nombre approximatif de chambres à réserver et affinera les chiffres les semaines suivantes.

La Maisel facturera à la Ville le nombre de nuits consommées.

La Maisel fournira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants.

Les clés seront fournies le vendredi 1er juillet

Certaines clés seront déposés dans le coffre pour les personnes qui arrivent le lundi soir ou dans la nuit. La Maisel nous communiquera le code.

En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir 30 €. Une convention sera établie entre chaque participant hébergé à la Maisel et la ville qui facturera à l'hébergé le coût de changement de barillet en cas de non restitution de clef.

Se pose la question de l'accès Internet dans les chambres via le Résel. Ce point sera vu avec Jean-François Berréhare et les élèves du Résel Les tarifs seront communiqués par la Maisel rapidement à la Ville de Brest. Il est indiqué qu’ils supporteront une légère augmentation.

Pas évoqué (à voir d'ici le prochain rendez-vous) Les personnes souhaitant poursuivre leur séjour pourront occuper leur chambre le week end et remettront directement leur clef dans la boîte aux lettres de la Maisel à leur départ.

*Une convention de partenariat sera établie entre la ville et la Maisel

Telecom Bretagne

Aujourd'hui les besoins logistiques sont de même nature qu'en 2014.

La ville finalise le programme du Forum et ne sait pas encore s’il y aura besoin de salles après 17h

• Au niveau des salles :
  • 9 salles de cours équipées multimédia (PC, vidéoprojecteur, écran de projection + diffusion son + vidéo pour certaines salles) pour les rencontres du matin (10h30/12h30) les ateliers de l'après midi (14h00/16h30) et la séance présentation de projets
    

• • 6 salles multimédia en configuration Amphi dont le grand amphi pour les plénières du matin (et peut être une animation )

(Prévoir pour l'amphi accès Handicapés).

• • 5 salles informatiques pour les Travaux pratiques. Toutes les salles sont sous Linux et possibilité de les mettre sous windows (machines virtuelles).
    

• • 1 salle pour bagagerie
  • 1 salle de stockage (matériel et cadeaux) proche du centre vie

• • Souhait d'avoir une salle ou deux type salle de réunion avec connexion Internet/vidéoprojecteur + Wifi pour une vingtaine de personne />

• Au niveau du Centre Vie :

A priori mêmes besoins qu'en 2014. Gérard Grall fournit le plan du Forum 2014. On repartirait sur la même configuration La configuration précise souhaitée sera précisée ultérieurement.

Point à voir avec Jean François Berréhare

• • la possibilité d'équiper un stand de 2 ou 3 postes raccordés à Internet en accès libre pour les participants
  • la possibilité éventuellement d'équiper certains espaces de postes informatiques raccordés au web pour les exposants
  • Accueil :

A priori au même endroit qu'en 2014, en bas des escaliers à droite. Équipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 3 DECT, 2 postes informatique avec connexion filaire internet

• • Espace café :

Comme en 2014 sous forme de 2 buffets pour les pauses du matin pour une meilleure fluidité. Service assuré par le RAK.

• Autres points :

• Point Sécurité : Plan Vigipirate .Les barrières sont fermées à partir de 20h jusqu’ à 5h (garer sa voiture à l’extérieur ou possibilité de rentrer avec le gardien). Possibilité de sortir lors de la présence du gardien.

En informer les participants. Etre vigilant (paquet abandonné…)

• Marianne Bellour Le Jean nous informe que le réseau WIFI permettra aux participants d’avoir une meilleure connexion (voir avec Jean François Berréhare code et information à lui fournir pour les connexions individuelles)

François Elie se mettra en relation avec Jean-François Berréhare.

• Comme en 2014 la ville souhaiterait enregistrer les conférences plénières du mercredi, jeudi et vendredi matin.
  • Possibilité de disposer de deux ou trois badges pour circuler librement dans les bâtiments et d'un pass pour ouvrir et fermer toutes les salles.

• La ville de Brest se chargera de réaliser et imprimer de la signalétique extérieure et intérieur.

Télécom Bretagne se charge de poser la signalétique extèrieur.

• Comme les années précédentes, un service de gardiennage sera à prévoir la nuit en lien avec le marché gardiennage de Télécom Bretagne.

• Comme en 2014 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et Telecom Bretagne.

• La ville souhaite pouvoir bénéficier du Foyer des élèves pour l'animation après le dîner de gala le mercredi 6 juillet avec une collaboration du même type avec le bureau des élèves. Et si possible : ouverture du bar le mardi soir et jeudi soir.

Elisabeth Le Faucheur écrit au président du BDE et à Patrick Bouillant pour demander leur accord.

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Liste des participants :

• Blot Sébastien, RAK
• Coan Maria, Maisel
• Bellour - Le Jean Marianne, Assistante du Secrétaire Général Telecom Bretagne
• Grall Gérard, Logistique Telecom Bretagne
• Primel Gilbert, Sécurité Telecom Bretagne
• Morvan Florence, Ville de Brest
• Elisabeth le Faucheur, Ville de Brest
• Hamel Audrey, Ville de Brest

Excusés :