Liste des participants :

• Déniel Jean-Yves, Gérant du RAK
• Coant Maria, MAISEL
• Bergot Frédéric, Mairie de Brest
• Picolo Valérie, Mairie de Brest
• Bellour - Le Jean Marianne, Assistante du Secrétaire Général Telecom Bretagne
• Grall Gérard, Logistique Telecom Bretagne

Introduction

Frédéric Bergot fait un point d'avancement dans l'organisation du Forum.

Le programme est bouclé La communication a démarré. Les inscriptions en ligne sont ouvertes depuis hier.

Rappel du déroulé général :

• Accueil au Fourneau le 29 juin au soir.
• Arrivée des participants à Telecom Bretagne le 29 en soirée.

Les organisateurs se chargent d’accompagner les participants. Les clés auront été remises au préalable.

• Les 30 juin, 1er et 2 juillet : journées forum
  • 9h/10h : conférence (en amphi)
  • 10h/10h30 : pause café
  • 10h30/12h30 : 6 sessions en parallèle (salles de cours)
  • 12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif
  • 14h00/16h30 : 6 Ateliers (salles de cours) et 4 séances de Travaux Pratiques (salles informatiques) + Les Exploriou (le jeudi centre vie)

• Le 30 juin 17h00/18h30 : Rencontres de réseaux et animations : présentations de projets (salles de cours) + Les Exploriou (centre vie)
• Le 1er juillet à 18h00 : « Carrefour des possibles » organisé par la Région et la Fing au Quartz
• Le 30 juin au soir Dîner au RAK + soirée animée au foyer des élèves.

En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 participants, en 2008 : 380 participants. En 2010 : 400 participants attendus.

RAK

Sur le partenariat général. Cf. Compte rendu : Réunion Telecom Bretagne 21/01/2010

• Jean-Yves prépare un devis pour le dîner du mercredi soir et un devis pour la réception du mercredi soir (cocktail) (plusieurs propositions seront faites).

• Pour le repas du vendredi midi : le principe du panier repas est acté. Les participants à l'inscription cocheront s'ils mangent sur place ou s'ils choisissent le panier repas. Une proposition possible pour le panier repas : 1 boisson, un sandwich poulet (pain bio), un fruit, une pâtisserie.

• La ville transmettra vers le 21 juin le nombre de repas approximatif.

• Pour la pause café du matin, l'idée proposée pour faciliter l'accès au buffet : plusieurs îlots sur des tables rondes.

Jean-Yves précisera bien aux serveuses de la cafet de ne pas servir les participants en échange d'un ticket (qui sert pour la pause après midi).

MAISEL

Sur le partenariat général. Cf. Compte rendu : Réunion Telecom Bretagne 21/01/2010

Maria Coant précise cette année le bâtiment I5 sera utilisé.

• Pour le 14 juin, la ville fournit un chiffre approximatif des chambres réservées.

• Option sur :
  • 104 chambres avec douches
  • 60 chambres avec douche
  • 3 chambres handicapées
  • 2 studios

Comme en 2008, une convention sera établie entre la Ville et la Maisel. Environ trois semaines avant la rencontre, la ville précisera le nombre approximatif de chambres à réserver et affinera les chiffres les semaines suivantes. La Ville de Brest se rapprochera de son service juridique pour avis sur la convention. La Maisel facturera à la Ville le nombre de nuits consommées.

• La Maisel fournira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants.

• En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir 40 €.

• Maria Coant assure que cette année le problème de manque de couvertures ne se posera pas.

Telecom Bretagne

Sur le partenariat général. Cf. Compte rendu : Réunion Telecom Bretagne 21/01/2010

• Au niveau des salles :

• • Les salles réservées :
  • Salles de cours multimédia : B03-035 ; B03-036 ; B03-132 ; B03-134 ; B03-138 ; B03-140 ; B01-014
  • Salles multimédia configuration Amphi : B01-010 ; B01-008 ; B01-114 ; B02-007 ; B03-133 ; B02-017
  • Salles TP informatique : D03-030 (Linux) ; B01-006 (W/L) ; B03-034 (W/L) ; B03-033 (W/L) : pour les 3 dernières salles, il faudra préciser à l'avance si config windows ou linux.

Le grand amphi sera équipé des rampes pour accès aux fauteuils.

Serait il possible d'avoir une salle Bagagerie ? (question non évoquée en réunion).

• Au niveau du Centre Vie :

• • Au niveau des stands:

Gérard et Frédéric se rencontreront semaine 25 (Lundi mardi ou mercredi) pour caler la mise en place. Gérard fournit le plan de mise en place des stands S4 dès qu'il est arrêté.

Frédéric transmettra à Jean-François Berrehare dès que possible le nombre de PC pour équiper les stands. A priori un accès libre aux ordinateurs à prévoir avec 4/5 PC au centre vie.

• • Espace expo :

Marianne confirme que l'espace est bien disponible.

• • Accueil :

A priori au même endroit qu'en 2008, en bas des escaliers à droite. Equipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 2 ou 3 DECT

Marianne confirme que l'exposition sur le développement durable sera déplacée le temps du forum.

• • Espace café :

Il est évoqué l'idée de mettre en place plusieurs tables rondes en self service pour faciliter l'accès au buffet.

• Autres points divers :

• • Gérard fournit à Frédéric Bergot les plans des lieux (salles, centre vie, stands,...).

• • Marianne informe que l'accès wifi sera ouvert à tous et que le problème des 50 accès simultanés est résolu.

• • Frédéric Bergot demande si c'est possible de disposer de deux ou trois badges pour circuler librement dans les batiments et d'un pass pour ouvrir et fermer toutes les salles.

• • Telecom Bretagne se chargera de la signalétique extérieure. En raison des travaux prévus à cette époque, l'accès ne se fera pas par l'accueil principal mais par le bâtiment D3 comme en 2008.

La Ville de Brest se chargera de la signalétique intérieure.

• • Comme les années précédentes, un service de gardiennage sera à prévoir la nuit. Marianne voit avec avec Gilbert Primel pour les 2 nuits du mercredi et jeudi soir.

• • Comme en 2008 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et Telecom Bretagne.

• • Frédéric Bergot rappelle la volonté de rendre la manifestation plus interactive avec les participants et les internautes dans la mesure du possible, et le souci de mieux rendre compte de la manifestation : donner à voir, garder des traces.

Un rendez vous spécifique sera pris avec Marie-Catherine Mouchot sur ce point.