Version actuelle en date du 17 juin 2014 à 18:57

Forum des usages, édition 2014

une contribution de Calvez Anne

Présentation

Anne Calvez, diplômée de l'ESSEC en management des entreprises et de l'IGR, en innovation et intelligence économique. Après 11 années dans le secteur bancaire à des fonctions de manager de centre de profits et manager de projets, je développe actuellement une startup à Brest, nommée EQwall.

J'ai voulu déposer sur le Forum des Usages Coopératifs cette contribution publiée il y a un peu plus d’un an sur Le Cercle Les Echos. Cet article avait rencontré de nombreux lecteurs notamment dans la sphère des entreprises parisiennes et a été particulièrement apprécié des responsables du secteur RH. Elle peut également trouver une résonance parmi les entreprises qui participent à ce forum.

Description du projet

Cette contribution est une proposition d'approche pour les entreprises qui souhaitent stimuler leur capacité d'innovation et gagner en compétitivité. Elles y trouveront des clés pour structurer un processus d'innovation durable, sans passer par une réorganisation radicale et sans investissements importants.

Toutes les entreprises innovent (les usages, les technologies, les activités, ...) mais il est possible de la systématiser. Pour innover durablement, l'entreprise doit construire une dynamique globale d’adaptation alliant créativité des salariés et flexibilité de l’organisation.

La créativité est une composante primordiale dans le processus d’innovation. Elle permet de renouveler la manière d’appréhender des problèmes souvent bien connus, pour générer des solutions inattendues, créer des compétences nouvelles et donc innover.

L’essor de cette approche créative est issu du constat qu’une conception de l’innovation (encore très présente en France) uniquement centrée sur la R&D, sur la recherche et la qualification des salariés, est devenue obsolète. Le rapport au ministère de l’Économie "Pour une nouvelle vision de l’innovation" précise que ces trois fonctions ne suffisent plus à fonder la compétitivité des entreprises françaises, car désormais les autres pays disposent aussi d'excellents chercheurs, d’une R&D performante et de compétences qualifiées.

Innover dans l'entreprise, se démarquer de ses concurrents passent par le développement de la créativité de ses salariés. La créativité est un processus collectif. Elle naît des échanges et des interactions entre les collaborateurs de l’entreprise.

La flexibilité est la seconde composante du processus d'innovation. Elle correspond à une recherche de dynamique organisationnelle permettant à l’entreprise de satisfaire une demande diversifiée provenant de ses clients pour aboutir à la meilleure adéquation de la réponse apportée, pour plus de valeur ajoutée, et ce dans de bonnes conditions économiques pour l’entreprise.

Jean-Claude Tarondeau, auteur de "La flexibilité dans les entreprises", explique que "l’organisation flexible est celle qui modifie rapidement et à faibles coûts les relations qui lient ses différents éléments...". "Elle facilite le changement d’organisation en faisant partager une vision commune des finalités de l’entreprise..." et "...permet à chaque collaborateur de percevoir sa contribution au fonctionnement de l’ensemble et à la réalisation des objectifs communs." C'est une conception transversale de l’entreprise. Elle renvoie à une recherche de dépassement des frontières fonctionnelles de l’entreprise dans l’objectif d'abaisser le coût et de maîtriser la qualité et le délai global vus du client.

Concevoir une entreprise créative et flexible nécessite de dépasser les modèles d’entreprises très hiérarchisées et cloisonnées, fondés sur la formalisation des comportements et la spécialisation trop forte des équipes. Cette conception trop hiérarchique constitue un frein aux besoins d’adaptation de l’entreprise à son environnement.

S’engager dans un processus d'innovation durable est accessible à toute entreprise. Tout se joue au niveau de la définition du rôle des trois fonctions principales de l’entreprise, avec pour objectif d'inciter les collaborations entre les salariés, au-delà des frontières fonctionnelles.

Pour innover dans de bonnes conditions économiques, l’entreprise doit donc adopter un système de management favorisant la créativité des équipes et la flexibilité de l’organisation. L’enjeu pour l’entreprise est de créer continuellement et collectivement les compétences qui lui permettront de s’adapter dde manière durable, aux évolutions de l’environnement.

Cette dynamique repose sur le développement d’un système de management valorisant la coresponsabilité, la co-construction d’une vision commune, le partage de connaissances, la coordination des actions et les démarches collectives de création et d’adaptation.

L’essentiel des changements à opérer porte sur le rôle des trois fonctions principales de l’entreprise (opérationnelle, support et managériale) :

Ces changements vont dans le sens d'un recentrage ou d'un renforcement des grandes fonctions de l'entreprise autour de leur rôle originel :

1) Positionner les fonctions opérationnelles sur la prise d’initiatives et de décisions

Cette modification revient à décentraliser la prise d’initiatives et de décisions au niveau le plus proche du client. Elle concerne l’ensemble des activités contributrices de la prestation servie au client (commerce, service après-vente, production, technique, informatique, projets, etc.). En effet, les équipes opérationnelles sont les mieux placées pour comprendre le besoin du client et élaborer la réponse la mieux adaptée, dans des délais plus rapides et à des coûts réduits.

Décentraliser la prise d’initiatives et de décisions suit une logique de satisfaction du client.

Chaque collaborateur apprend à collaborer avec les autres activités de l’entreprise. Il recherche, collecte et analyse l’information utile, il formule des préconisations et met en œuvre les actions adéquates pour apporter la réponse la mieux adaptée à la demande du client. Il crée des compétences nouvelles pour lui-même et pour l’entreprise, mais aussi évolutives, pour traiter des situations variées et parfois plus complexes.

L’entreprise développe sa capacité d’adaptation.

2) Replacer les fonctions support autour de leur devoir de structuration, de transmission et de contrôle des connaissances

La décentralisation de la prise d’initiatives et de la prise de décisions au niveau opérationnel requiert le renfort des fonctions supports de l’entreprise (conformité, finances, RH, R&D, marketing, CHSCT, risques, etc.). Pour les fonctions support, il s’agit de transmettre aux fonctions opérationnelles (mais aussi de recueillir auprès d’elles) les connaissances nécessaires pour prendre les bonnes décisions.

Ce dispositif exige de chacun une bonne connaissance de l’ensemble des activités de l’entreprise et de sa stratégie. Il contribue à créer et diffuser une culture et un langage communs au sein de l’entreprise.

Pour développer une culture de l’adaptation, l’entreprise doit favoriser la circulation de l’information, le management des connaissances, le développement des compétences et la valorisation des actifs de l’entreprise. C’est désormais le rôle des fonctions support élargi à des activités d’intelligence économique. Selon la définition du Commissariat général du plan, "Intelligence économique et stratégie des entreprises", l’intelligence économique concerne "l'ensemble des activités de collecte, d’analyse et de diffusion de l'information utile aux acteurs économiques internes et externes ainsi que les actions d'influence et de notoriété ainsi que celles liées à la protection de l'information stratégique de l’entreprise".

L’entreprise développe une perméabilité maîtrisée entre la sphère de l’entreprise et son environnement externe.

3) Remettre le rôle du management sur l’organisation des conditions favorables à l’action

Structurer un processus d’innovation collectif n’est pas sans effet sur les managers de l’entreprise : les charges opérationnelles qui occupaient généralement 70 % de leur temps rejoignent logiquement le champ des responsabilités de leurs équipes opérationnelles.

La fonction du management est naturellement recentrée sur leur capacité managériale à responsabiliser les collaborateurs (autonomie, prise d’initiatives, droit à l’erreur), à créer les conditions favorables à l’action (vision commune, recherche de consensus, coordination de l’action) et à valoriser les démarches collectives (partage, collaboration, coresponsabilité).

Ce dispositif est accessible, quelle que soit l’organisation actuelle d’une entreprise. Le repositionnement des rôles invite les salariés à collaborer pour répondre à leurs nouvelles responsabilités et créer ainsi collectivement des solutions pour s'adapter à leurs clients et plus largement, à leur environnement.

C'est un changement de culture pour l'ensemble des salariés d'une entreprise. Ils doivent tous renouveler leurs manières d’agir et d’interagir ensemble. Il appelle notamment au droit à l’erreur et surtout il nécessite un encouragement à la prise d’initiatives pour dépasser les limites souvent imposées par des organisations très hiérarchisées et cloisonnées.

Cela peut nécessiter un temps d'adaptation : c’est le temps de l’appropriation des nouvelles règles du "jeu collectif" et le temps de la compréhension du sens donné à l’action. Il faut que chacun retrouve sa place.

Ce changement s’accompagne et nécessite de la préparation en amont. Il s’agit de :

- Définir le sens de l’action collective (la trajectoire et la stratégie de l’entreprise) pour que chacun puisse s’y référer, alimenter sa réflexion et formuler ses propositions d’action, en connaissance de cause.

- Formaliser les chaines de valeur c'est-à-dire matérialiser la transversalité des activités et la contribution de chacun dans le processus de création de valeur pour favoriser ainsi le dépassement des frontières fonctionnelles dans l’entreprise.

- Impulser le changement et soutenir les équipes pour encourager les initiatives avec le droit à l’erreur qu’elles supposent.

De cette manière, chaque collaborateur est intégré au projet de l’entreprise. Tous collaborent pour répondre à ses nouvelles responsabilités dans le sens de la stratégie de l'entreprise. Ils deviennent ainsi acteurs de la performance, du développement et de la compétitivité de l’entreprise. L’entreprise développe sa capacité d’adaptation et sa capacité créative, pour plus de valeur ajoutée.

C’est là que l’innovation commence !

Pour conclure :

Sans la participation de ses salariés, une entreprise est figée. Savoir les intégrer au projet de l’entreprise de manière cohérente et valorisante est donc une nécessité dans un contexte économique difficile, le facteur humain étant une des clés de l'adaptation de l’entreprise à son environnement.

L’essentiel du travail consiste à redéfinir les rôles des trois fonctions principales de l’entreprise. La redéfinition des rôles est un point de départ. Passé le temps de l’appropriation des changements, les collaborateurs vont commencer à collaborer ensemble et proposer des adaptations pour mieux exercer leur nouveau rôle. C’est d’ailleurs l’objectif recherché.

L’important, c’est d’être à l’écoute des propositions de ses collaborateurs. Et, les adaptations seront d’autant mieux acceptées que ce sont eux qui vont les suggérer !

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