De Forum des Usages Coopératifs
| (5 révisions intermédiaires par 3 utilisateurs sont masquées) | |||
| Ligne 4 : | Ligne 4 : | ||
''' Coopération ouverte ''' | ''' Coopération ouverte ''' | ||
| − | + | ''' | |
| − | Principaux éléments du programme : | + | Principaux éléments du programme :''' |
*Accueil le 3 juillet midi par un buffet. | *Accueil le 3 juillet midi par un buffet. | ||
Après midi : "Off" du Forum des usages. | Après midi : "Off" du Forum des usages. | ||
| − | *Les 4, 5 et 6 | + | *Les 4, 5 et 6 juillet : journées forum |
**9h/10h : conférence (en amphi) | **9h/10h : conférence (en amphi) | ||
**10h/10h30 : pause-café | **10h/10h30 : pause-café | ||
**10h30/12h30 : 6 sessions en parallèle (salles de cours) | **10h30/12h30 : 6 sessions en parallèle (salles de cours) | ||
**12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif ou paniers Cafétaria | **12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif ou paniers Cafétaria | ||
| − | **14h00/15h : Pratiques coopératives (salles | + | **14h00/15h : Pratiques coopératives (salles mobiles, pas les salles informatiques qui sont fixes) formule retravaillée cette année. |
**15h/15h30 : pause-café | **15h/15h30 : pause-café | ||
| − | **15h30/17h00 : 5 Ateliers (salles de cours) | + | **15h30/17h00 : 5 à 10 Ateliers (salles de cours) mis en place suite à proposition des participants |
*Le 3 juillet au soir | *Le 3 juillet au soir | ||
| − | **18h30 | + | **18h30 : Apéritif |
| − | ** | + | **19h30 : Dîner au RAK |
| − | ** | + | **21h00 : Animation Foyer des élèves |
*Autres animations possibles : | *Autres animations possibles : | ||
**Démonstration , Tiers lieux : sur 3 jours en journée centre vie | **Démonstration , Tiers lieux : sur 3 jours en journée centre vie | ||
| − | + | Un tiers lieu éphémère composé de trois espaces liés mis en meuble par la recyclerie un peu d’R : | |
- un media lab (production de contenus, interviews, photos, vidéos…) | - un media lab (production de contenus, interviews, photos, vidéos…) | ||
| − | - un fablab , des ateliers variés ( impression, robotiques…) | + | - un fablab, des ateliers variés ( impression, robotiques…), cantine numérique, incubateur pédagogique, PAPI fab |
| − | animation cuisine moléculaire par l' | + | - une animation cuisine moléculaire par l'association Ultra édition et Kuuutch le mercredi et le jeudi |
- un espace de coworking qui accueillera durant les trois 3 jours des ateliers (OSM, framasoft...) | - un espace de coworking qui accueillera durant les trois 3 jours des ateliers (OSM, framasoft...) | ||
| − | + | *En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 participants, en 2008 : 380 participants, en 2010 : 400 participants attendus, en 2012 : 410 participants, en 2014 : 450 en 2016 : 394 | |
| − | + | En 2018 : 400 participants attendus.<br /> | |
| − | * | + | |
| − | + | ||
| − | En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 participants, en 2008 : 380 participants, en 2010 : 400 participants attendus, en 2012 : 410 participants, en 2014 : 450 en 2016 : 394 | + | |
| − | + | ||
| − | En 2018 : | + | |
<br /> | <br /> | ||
=RAK= | =RAK= | ||
| − | + | Demande de partenariat du même type qu'en 2016, à savoir : | |
| − | + | ||
| − | + | * Pause café mercredi, jeudi et vendredi : 850 pauses café entre les 3 jours | |
| − | + | *Buffet d'accueil le mardi 3 juillet de 12h30 à 14h00 au centre vie : 100 pax estimés | |
| − | *Buffet d'accueil le mardi 3 juillet | + | *Mercredi 4 juillet midi : 230 repas estimés |
| − | * | + | *Jeudi 5 juillet midi : 220 repas estimés |
| − | * | + | *Vendredi 6 juillet midi : 130 repas estimés dont 44 paniers repas environ (remis en échange d'un ticket, payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). |
| − | * | + | *cocktail du mercredi soir : X |
| − | **Pour le repas du vendredi midi, au moment de l'inscription en ligne les participants auront le choix et préciseront s'ils optent pour un repas chaud au RAK ou un panier repas. | + | *Mercredi 4 juillet soir pour le repas de gala : 140 repas estimés |
| − | + | *Bouteilles d'eau : X | |
| − | + | *Langoustines : X<br /> | |
| − | + | ||
| − | + | **Pour le repas du vendredi midi, au moment de l'inscription en ligne les participants auront le choix et préciseront s'ils optent pour un repas chaud au RAK ou un panier repas. | |
| − | + | ||
| − | + | Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite des places disponibles.<br /><br /> | |
| − | + | ||
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| − | + | ||
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| − | + | ||
| − | + | ||
*'''Soirée du mercredi 4 juillet''' : | *'''Soirée du mercredi 4 juillet''' : | ||
| − | ** | + | **19h apéritif servi par le RAK. Boissons fournis par la Ville. Canapés/gâteaux apéro fournis par le RAK |
| − | **20h00 | + | **20h00 : '''Dîner''' au RAK |
| − | + | ||
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| − | + | ||
| − | + | * demande de paniers repas à la Cafeteria le midi au lieu de repas au RAK pour les mercredi, jeudi et vendredi : pour une trentaine de personnes | |
| − | * demande de paniers repas à la | + | *voir le contenu des paniers repas pour que les participants aient autant en quantité que s'ils avaient pris un déjeuner à 12 euros au RAK. |
| − | * | + | *on donnera les informations sur les allergies et régimes alimentaires au RAK à réception des retours des participants suite à l'e-mail de confirmation d'inscription. |
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
| − | *Le RAK assurera les '''petits déjeuners''' qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la | + | *Le RAK assurera les '''petits déjeuners''' qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la Ville de Brest à l'inscription). |
''Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles?'' | ''Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles?'' | ||
| − | A titre d'information | + | A titre d'information 300 petits déjeuners sont estimés. |
*voir petits déjeuners possible le samedi matin ? | *voir petits déjeuners possible le samedi matin ? | ||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
| − | *Le RAK organisera les 4, 5 et 6 juillet '''matin les pauses café''' (10h/10h30) sous forme de mise à disposition | + | *Le RAK organisera les 4, 5 et 6 juillet '''matin les pauses café''' (10h/10h30) sous forme de mise à disposition : 780 estimés.<br /> |
| − | La pause comprenait par personne : 1 viennoiserie, une boisson chaude, une boisson froide. | + | La pause comprenait par personne : 1 viennoiserie, une boisson chaude, une boisson froide. |
| − | + | ||
''Le temps de pause est court (30 mn), il est demandé de mettre en place si possible 2 buffets à 2 endroits différents.'' | ''Le temps de pause est court (30 mn), il est demandé de mettre en place si possible 2 buffets à 2 endroits différents.'' | ||
| Ligne 108 : | Ligne 86 : | ||
<br /> | <br /> | ||
| − | *Un service de '''pause l'après midi''' est à prévoir également comme en 2016 à la | + | *Un service de '''pause l'après midi''' est à prévoir également comme en 2016 à la cafétéria du centre vie en échange d'un ticket pour les mardi, mercredi et jeudi de 15h à 15h30 : 780 boissons servies sur 3 jours. |
| − | + | ||
<br /> | <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
| Ligne 123 : | Ligne 100 : | ||
| − | Un premier chiffrage en nombre de participants pour les différentes prestations sera fait | + | *Un premier chiffrage en nombre de participants pour les différentes prestations sera fait le 28 juin. |
| − | + | *Pour les déjeuners, on réajustera le nombre de repas dans la matinée précédant chaque déjeuner. | |
| − | + | * Les menus | |
*Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK. | *Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK. | ||
<br /> | <br /> | ||
| Ligne 132 : | Ligne 109 : | ||
=MAISEL= | =MAISEL= | ||
| + | Fournir le nombre de chambre le : 15 juin pour un premier estimatif, puis le 28 juin. | ||
| + | On récupérera les clés à IMT le 29 juin matin et dans la foulée la Ville fera l'attribution des chambres. | ||
| + | La Ville donnera le tableau avec attribution des chambres le 1er juillet. | ||
| − | + | *Premières arrivées possible à l'IMT Atlantique: lundi en soirée. | |
| − | *Premières arrivées possible à l'IMT Atlantique: lundi en soirée. | + | ''Certaines clés seront déposés dans le coffre pour les personnes qui arrivent le lundi soir ou dans la nuit. La Maisel nous communiquera le code''. ?'' |
| − | * Connexion filaire à Internet dans les | + | * Connexion filaire à Internet dans les chambres avec le Résel. |
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | '''Cette année la MAISEL met à disposition :''' | |
* 50 chambres avec douches sur le palier : proposition I7 et I4 | * 50 chambres avec douches sur le palier : proposition I7 et I4 | ||
* 50 chambres sans douche I 8 ( rénové) | * 50 chambres sans douche I 8 ( rénové) | ||
* 10 studios difficile à mettre à disposition : proposition des T1 se situant dans le bâtiment I12 ( pour les couples lit double) | * 10 studios difficile à mettre à disposition : proposition des T1 se situant dans le bâtiment I12 ( pour les couples lit double) | ||
| − | *à ce jour | + | *à ce jour X avec douche + X sans douche + X studio mais inscription en cours (chiffres à remettre) |
| − | + | ||
| − | |||
| − | |||
Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, 2 couvertures, serviettes de toilette, gel douche. | Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, 2 couvertures, serviettes de toilette, gel douche. | ||
| − | + | *Une convention de partenariat sera établie entre la ville et la MAISEL. | |
| − | + | ||
<br /> | <br /> | ||
| Ligne 162 : | Ligne 133 : | ||
La Maisel fournira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants. | La Maisel fournira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants. | ||
| − | |||
| − | |||
'' | '' | ||
| − | |||
En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir '''35 € (point validé)'''. | En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir '''35 € (point validé)'''. | ||
| Ligne 171 : | Ligne 139 : | ||
| − | Les tarifs ont communiqués par la Maisel à la Ville de Brest. Tarif | + | Les tarifs ont été communiqués par la Maisel à la Ville de Brest. Tarif X €/nuit chambre sans douche - X € /nuit chambre avec douche - X € /nuit studio. |
| − | personnes souhaitant poursuivre leur séjour | + | pour les personnes souhaitant poursuivre leur séjour le week end : confirmation par la Maisel que les chambres peuvent être occupées le week end |
| − | + | Une visite des chambres a été faite il a été convenu une visite la semaine 26 lors de la remise des clefs. | |
| − | *Une convention de partenariat sera établie entre la ville et la Maisel<br /> | + | *Une convention de partenariat sera établie entre la ville et la Maisel date X et envoi X<br /> |
<br /> | <br /> | ||
| + | * point besoin hébergement prévu avec P ORUE le 15 juin | ||
| + | |||
=IMT Atlantique= | =IMT Atlantique= | ||
| + | *Point Technique : | ||
| + | *wifi : IMT Atlantique générera le fichier pour chaque participant (400 codes wifi au total). | ||
| + | Lui envoyer un exemplaire de fiche accès Internet par wifi. | ||
| + | *Info : pas de technicien côté ville | ||
Aujourd'hui les besoins logistiques sont de même nature qu'en 2016. | Aujourd'hui les besoins logistiques sont de même nature qu'en 2016. | ||
| + | La Ville doit donner ses besoins techniques le lundi 2 juillet. | ||
La ville finalise le programme du Forum et ne sait pas encore s’il y aura besoin de salles après 17h | La ville finalise le programme du Forum et ne sait pas encore s’il y aura besoin de salles après 17h | ||
| Ligne 194 : | Ligne 169 : | ||
| − | ** | + | ** Pas salle informatiques pour les Travaux pratiques. .<br /> |
<br /> | <br /> | ||
| Ligne 203 : | Ligne 178 : | ||
Reprendre les salles mentionnées par la convention de 2016 | Reprendre les salles mentionnées par la convention de 2016 | ||
| − | Badges/passe/clés | + | |
| + | *Badges/passe/clés | ||
souhait : | souhait : | ||
| − | **3 badges d’accès | + | **3 badges d’accès (qui seront donnés par Marianne lundi) |
**1 passe partiel pour les salles de cours | **1 passe partiel pour les salles de cours | ||
| Ligne 214 : | Ligne 190 : | ||
**une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017) | **une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017) | ||
| − | **Récupération de l'ensemble le | + | **Récupération de l'ensemble le lundi 2 juillet. |
<br /> | <br /> | ||
| Ligne 221 : | Ligne 197 : | ||
Organisation et installation du centre vie/accueil | Organisation et installation du centre vie/accueil | ||
| − | + | mêmes besoins qu'en 2016. | |
| − | On repartirait sur la même configuration - nous fournir le plan 2016 | + | On repartirait sur la même configuration - nous fournir le plan 2016 pas de grosse imprimante |
La configuration précise souhaitée sera précisée ultérieurement. | La configuration précise souhaitée sera précisée ultérieurement. | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
| − | + | ||
**Accueil : | **Accueil : | ||
A priori au même endroit qu'en 2016, en bas des escaliers à droite. | A priori au même endroit qu'en 2016, en bas des escaliers à droite. | ||
| − | Équipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 3 postes informatique avec connexion filaire internet | + | Équipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 3 postes informatique avec connexion filaire internet + 3 PC portables (?) et une petite imprimante que la Ville apporte. IMT : possibilité de nous faire les partages entre l'imprimante et les 3 PC portables de la Ville ? |
**Espace café : | **Espace café : | ||
Comme en 2016 sous forme de 2 buffets pour les pauses du matin pour une meilleure fluidité. Service assuré par le RAK. | Comme en 2016 sous forme de 2 buffets pour les pauses du matin pour une meilleure fluidité. Service assuré par le RAK. | ||
| − | + | ''' | |
| − | + | * Activités centre vie''' | |
| − | **Alcoves : | + | **Alcoves : pas d'exposition prévue par IMT au moment du forum. |
| + | Connexion filaire dans les alcoves. | ||
** Plan sera complété par la ville et remis à l'IMT | ** Plan sera complété par la ville et remis à l'IMT | ||
| − | ** rallonges électriques et des multiprises au CTM | + | ** rallonges électriques et des multiprises au CTM |
| − | ** grille caddie | + | ** grille caddie : |
| + | Florence envoie un e-mail pour préciser le chiffre ? | ||
| + | La Ville prévoit des serre-flex et des crochets S. | ||
** Nombre de tables rondes : plus d'une vingtaine | ** Nombre de tables rondes : plus d'une vingtaine | ||
| + | |||
| + | ** Espace convivial avec le mobilier de la recyclerie Un peu d'R. | ||
| + | |||
=Foyer des élèves= | =Foyer des élèves= | ||
| − | * | + | |
| + | *En journée, le foyer sera ouvert (hors bar). | ||
| + | |||
| + | *Il y aura des élèves pour ouvrir et tenir le bar du Foyer mardi, mercredi et jeudi soir. | ||
| + | |||
| + | ** Mardi 21h : Débat RGPD dans le bar. | ||
| + | L'association des étudiants s'occupe de la sono. | ||
| + | |||
| + | **Mercredi soir : | ||
| + | Un technicien de la Ville de Brest vient installer le matériel avec le groupe et faire les balances : à quelle heure ? | ||
| + | 22h15 - 23h30 : Concert du groupe Fleuves. | ||
| + | Ouverture du foyer pour 21 h le mercredi | ||
| + | |||
| + | Adhésion des participants / cotisation : X | ||
| + | |||
| + | *Coupe du monde de football | ||
| + | Les étudiants regardent habituellement les matchs de foot dans la petite salle. | ||
| + | Les participants qui le souhaitent pourront les rejoindre (notamment mardi et jeudi soir). | ||
| + | |||
| + | |||
| + | *Connexion au foyer : X | ||
| + | |||
| + | *Cercle privé BDE : Bureau des élèves a demandé à ce qu'on leur envoie la liste des participants (prénom - nom) et de demander aux participants de garder leurs badges, même quand ils sont au Foyer. | ||
| + | |||
<br /> | <br /> | ||
| Ligne 257 : | Ligne 260 : | ||
listes des participants par jour | listes des participants par jour | ||
Arrivées tardives | Arrivées tardives | ||
| − | société de gardiennage | + | société de gardiennage vu entre Patricia et Eric : ? |
l'entrée du Forum | l'entrée du Forum | ||
*un service de gardiennage sera à prévoir journée et nuit quel prestataire? voir avec la ville | *un service de gardiennage sera à prévoir journée et nuit quel prestataire? voir avec la ville | ||
Livraison et visiteurs , arrivée tardive portail J | Livraison et visiteurs , arrivée tardive portail J | ||
| + | *Agent gestion du public accueil / prestataire | ||
| + | Date horaire | ||
| + | 03/07/2018 11:30 - 19 : 30 | ||
| + | 04/07/2018 08:00 - 20:00 | ||
| + | 05/07/2018 08 : 30 - 17 : 00 | ||
| + | 06/07/2018 08 : 30 - 17 : 00 | ||
| + | |||
| + | *Agent gestion espace / agent | ||
| + | 03/07/2018 11 : 30 - 20 :00 | ||
| + | 04/07/2018 08:00 - 20:00 | ||
| + | 05/07/2018 08 : 00 - 20 : 00 | ||
| + | 06/07/2018 08 : 00 - 17 : 00 | ||
| + | |||
| + | *Agent gardiennage locaux nuit / prestataire | ||
| + | 03/07/2018 20 : 00 - 08 : 00 | ||
| + | 04/07/2018 20 : 00 - 08 : 00 | ||
| + | 05/07/2018 20 : 00 - 08 : 00 | ||
| + | |||
= Autres points = | = Autres points = | ||
| − | *Comme en 2016 la ville souhaiterait | + | *Comme en 2016 la ville souhaiterait enregistrer les conférences plénières du mercredi, jeudi et vendredi matin. |
la signalétique extérieure et intérieur. | la signalétique extérieure et intérieur. | ||
| − | IMT Atlantique se charge de poser la signalétique | + | IMT Atlantique se charge de poser la signalétique extérieur : Florence envoie le logo HD en PDF ou Jpeg. |
| − | + | signalétique intérieur : X | |
| + | |||
| + | *Parking : | ||
| + | Parking à côté du complexe sportif est prévu pour les participants avec une signalétique associée. | ||
| − | *Comme en 2016 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et IMT Atlantique. | + | *Comme en 2016 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et IMT Atlantique. Courrier formalisé ok mail un courrier de demande au directeur de l(IMT Atlantique) date |
| + | Dates de livraisons ( plantes, cadeaux autres...) : | ||
| + | *Cadeaux : | ||
| + | Maëva a donné toutes les informations à Marianne et Jean-Luc Bergot concernant les goodies : | ||
| + | Livraison tote bags : directement à la Mairie | ||
| + | Livraison gourdes : vendredi matin 29/06 à IMT. | ||
| − | + | *plantes vertes : | |
| − | + | Livraison lundi par CMT Ville de Brest. | |
*Badges/passe/clés/téléphone | *Badges/passe/clés/téléphone | ||
| Ligne 287 : | Ligne 316 : | ||
une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017) | une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017) | ||
| + | |||
| + | *Calendrier | ||
| + | |||
| + | Dates : | ||
| + | |||
| + | Maisel : Nombre de chambres : 15 juin pour un premier estimatif, puis le 28 juin. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | Gardien : X | ||
| + | |||
| + | liste des participants avec numéro de portable | ||
| + | |||
| + | Code wifi : Liste des participants fournir les nom pour : mercredi 27/06 et lundi 2/07 | ||
| + | |||
| + | Rak : transmission du nombre de repas au rak : 28 juin et on réajustera le nombre de repas dans la matinée précédant chaque déjeuner. | ||
| + | Pour le gala : chiffre définitif le X | ||
| + | |||
| + | Rak : Convention à transmettre au rak avec nombre de repas, langoustine et bouteilles d'eau : X | ||
| + | |||
| + | Récupération des clés des chambres : vendredi 29/06 | ||
| + | |||
| + | Livraison des cadeaux : vendredi 29 juin | ||
| + | |||
| + | Badges/passe/clés : lundi 2 juillet ? | ||
| + | |||
| + | Code Wifi : lundi 2 | ||
| + | |||
| + | Aménagement centre vie : lundi 2 | ||
| + | |||
| + | Recyclerie : installation mobilier lundi 2 ou mardi 3? | ||
| + | |||
| + | Plantes : lundi 2 | ||
| + | |||
| + | Livraison du matériel de la ville, des pochettes : lundi 2 ? | ||
| + | |||
| + | Livraison de la réception : mardi 3/07 | ||
Version actuelle en date du 28 juin 2018 à 14:43
Sommaire
Introduction : présentation du forum
Le forum se tiendra du 3 au 6 juillet 2018 sur le thème
Coopération ouverte
Principaux éléments du programme :
- Accueil le 3 juillet midi par un buffet.
Après midi : "Off" du Forum des usages.
- Les 4, 5 et 6 juillet : journées forum
- 9h/10h : conférence (en amphi)
- 10h/10h30 : pause-café
- 10h30/12h30 : 6 sessions en parallèle (salles de cours)
- 12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif ou paniers Cafétaria
- 14h00/15h : Pratiques coopératives (salles mobiles, pas les salles informatiques qui sont fixes) formule retravaillée cette année.
- 15h/15h30 : pause-café
- 15h30/17h00 : 5 à 10 Ateliers (salles de cours) mis en place suite à proposition des participants
- Le 3 juillet au soir
- 18h30 : Apéritif
- 19h30 : Dîner au RAK
- 21h00 : Animation Foyer des élèves
- Autres animations possibles :
- Démonstration , Tiers lieux : sur 3 jours en journée centre vie
Un tiers lieu éphémère composé de trois espaces liés mis en meuble par la recyclerie un peu d’R :
- un media lab (production de contenus, interviews, photos, vidéos…)
- un fablab, des ateliers variés ( impression, robotiques…), cantine numérique, incubateur pédagogique, PAPI fab
- une animation cuisine moléculaire par l'association Ultra édition et Kuuutch le mercredi et le jeudi
- un espace de coworking qui accueillera durant les trois 3 jours des ateliers (OSM, framasoft...)
- En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 participants, en 2008 : 380 participants, en 2010 : 400 participants attendus, en 2012 : 410 participants, en 2014 : 450 en 2016 : 394
En 2018 : 400 participants attendus.
RAK
Demande de partenariat du même type qu'en 2016, à savoir :
- Pause café mercredi, jeudi et vendredi : 850 pauses café entre les 3 jours
- Buffet d'accueil le mardi 3 juillet de 12h30 à 14h00 au centre vie : 100 pax estimés
- Mercredi 4 juillet midi : 230 repas estimés
- Jeudi 5 juillet midi : 220 repas estimés
- Vendredi 6 juillet midi : 130 repas estimés dont 44 paniers repas environ (remis en échange d'un ticket, payé auprès de la ville de Brest à l'inscription).
- cocktail du mercredi soir : X
- Mercredi 4 juillet soir pour le repas de gala : 140 repas estimés
- Bouteilles d'eau : X
- Langoustines : X
- Pour le repas du vendredi midi, au moment de l'inscription en ligne les participants auront le choix et préciseront s'ils optent pour un repas chaud au RAK ou un panier repas.
Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite des places disponibles.
- Soirée du mercredi 4 juillet :
- 19h apéritif servi par le RAK. Boissons fournis par la Ville. Canapés/gâteaux apéro fournis par le RAK
- 20h00 : Dîner au RAK
- demande de paniers repas à la Cafeteria le midi au lieu de repas au RAK pour les mercredi, jeudi et vendredi : pour une trentaine de personnes
- voir le contenu des paniers repas pour que les participants aient autant en quantité que s'ils avaient pris un déjeuner à 12 euros au RAK.
- on donnera les informations sur les allergies et régimes alimentaires au RAK à réception des retours des participants suite à l'e-mail de confirmation d'inscription.
- Le RAK assurera les petits déjeuners qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la Ville de Brest à l'inscription).
Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles? A titre d'information 300 petits déjeuners sont estimés.
- voir petits déjeuners possible le samedi matin ?
- Le RAK organisera les 4, 5 et 6 juillet matin les pauses café (10h/10h30) sous forme de mise à disposition : 780 estimés.
La pause comprenait par personne : 1 viennoiserie, une boisson chaude, une boisson froide.
Le temps de pause est court (30 mn), il est demandé de mettre en place si possible 2 buffets à 2 endroits différents.
- Un service de pause l'après midi est à prévoir également comme en 2016 à la cafétéria du centre vie en échange d'un ticket pour les mardi, mercredi et jeudi de 15h à 15h30 : 780 boissons servies sur 3 jours.
La ville de Brest a contacté Sébastien Blot afin qu’il nous communique les couts de prestation suivant
- Petits déjeuners pour les 4 jours
- Pauses cafés du matin pour les 4 jours
- Le buffet d’accueil du mardi 5 juillet
- Les pauses café après midi
- Le cocktail du mercredi soir
- Le repas de « gala »
- Le repas « self »
- Un premier chiffrage en nombre de participants pour les différentes prestations sera fait le 28 juin.
- Pour les déjeuners, on réajustera le nombre de repas dans la matinée précédant chaque déjeuner.
- Les menus
- Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK.
MAISEL
Fournir le nombre de chambre le : 15 juin pour un premier estimatif, puis le 28 juin. On récupérera les clés à IMT le 29 juin matin et dans la foulée la Ville fera l'attribution des chambres. La Ville donnera le tableau avec attribution des chambres le 1er juillet.
- Premières arrivées possible à l'IMT Atlantique: lundi en soirée.
Certaines clés seront déposés dans le coffre pour les personnes qui arrivent le lundi soir ou dans la nuit. La Maisel nous communiquera le code. ?
- Connexion filaire à Internet dans les chambres avec le Résel.
Cette année la MAISEL met à disposition :
- 50 chambres avec douches sur le palier : proposition I7 et I4
- 50 chambres sans douche I 8 ( rénové)
- 10 studios difficile à mettre à disposition : proposition des T1 se situant dans le bâtiment I12 ( pour les couples lit double)
- à ce jour X avec douche + X sans douche + X studio mais inscription en cours (chiffres à remettre)
Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, 2 couvertures, serviettes de toilette, gel douche.
- Une convention de partenariat sera établie entre la ville et la MAISEL.
La Maisel facturera à la Ville le nombre de nuits consommées.
La Maisel fournira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants.
En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir 35 € (point validé). Une convention sera établie entre chaque participant hébergé à la Maisel et la ville qui facturera à l'hébergé le coût de changement de barillet en cas de non restitution de clef.
Les tarifs ont été communiqués par la Maisel à la Ville de Brest. Tarif X €/nuit chambre sans douche - X € /nuit chambre avec douche - X € /nuit studio.
pour les personnes souhaitant poursuivre leur séjour le week end : confirmation par la Maisel que les chambres peuvent être occupées le week end
Une visite des chambres a été faite il a été convenu une visite la semaine 26 lors de la remise des clefs.
*Une convention de partenariat sera établie entre la ville et la Maisel date X et envoi X
- point besoin hébergement prévu avec P ORUE le 15 juin
IMT Atlantique
- Point Technique :
- wifi : IMT Atlantique générera le fichier pour chaque participant (400 codes wifi au total).
Lui envoyer un exemplaire de fiche accès Internet par wifi.
- Info : pas de technicien côté ville
Aujourd'hui les besoins logistiques sont de même nature qu'en 2016. La Ville doit donner ses besoins techniques le lundi 2 juillet.
La ville finalise le programme du Forum et ne sait pas encore s’il y aura besoin de salles après 17h
- Au niveau des salles :
- 9 salles de cours équipées multimédia (PC, vidéoprojecteur, écran de projection + diffusion son + vidéo pour certaines salles) pour les rencontres du matin (10h30/12h30) les ateliers de l'après midi (14h00/16h30) et la séance présentation de projets
- 9 salles de cours équipées multimédia (PC, vidéoprojecteur, écran de projection + diffusion son + vidéo pour certaines salles) pour les rencontres du matin (10h30/12h30) les ateliers de l'après midi (14h00/16h30) et la séance présentation de projets
- 6 salles multimédia en configuration Amphi
- le grand amphi pour les plénières du matin ( plus celui d'en face avec retransmission )
(Prévoir pour l'amphi accès Handicapés).
- Pas salle informatiques pour les Travaux pratiques. .
- Pas salle informatiques pour les Travaux pratiques. .
- 1 salle pour bagagerie
- 1 salle de stockage (matériel et cadeaux) proche du centre vie
- Souhait d'avoir une salle ou deux type salle de réunion avec connexion Internet/vidéoprojecteur + Wifi pour une vingtaine de personne />
Reprendre les salles mentionnées par la convention de 2016
- Badges/passe/clés
souhait :
- 3 badges d’accès (qui seront donnés par Marianne lundi)
- 1 passe partiel pour les salles de cours
- 1 clé des meubles des salles multimédia (clé identique pour chaque salle)
- une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017)
- Récupération de l'ensemble le lundi 2 juillet.
- Au niveau du Centre Vie :
Organisation et installation du centre vie/accueil
mêmes besoins qu'en 2016. On repartirait sur la même configuration - nous fournir le plan 2016 pas de grosse imprimante La configuration précise souhaitée sera précisée ultérieurement.
- Accueil :
A priori au même endroit qu'en 2016, en bas des escaliers à droite. Équipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 3 postes informatique avec connexion filaire internet + 3 PC portables (?) et une petite imprimante que la Ville apporte. IMT : possibilité de nous faire les partages entre l'imprimante et les 3 PC portables de la Ville ?
- Espace café :
Comme en 2016 sous forme de 2 buffets pour les pauses du matin pour une meilleure fluidité. Service assuré par le RAK.
- Activités centre vie
- Alcoves : pas d'exposition prévue par IMT au moment du forum.
Connexion filaire dans les alcoves.
- Plan sera complété par la ville et remis à l'IMT
- rallonges électriques et des multiprises au CTM
- grille caddie :
Florence envoie un e-mail pour préciser le chiffre ? La Ville prévoit des serre-flex et des crochets S.
- Nombre de tables rondes : plus d'une vingtaine
- Espace convivial avec le mobilier de la recyclerie Un peu d'R.
Foyer des élèves
- En journée, le foyer sera ouvert (hors bar).
- Il y aura des élèves pour ouvrir et tenir le bar du Foyer mardi, mercredi et jeudi soir.
- Mardi 21h : Débat RGPD dans le bar.
L'association des étudiants s'occupe de la sono.
- Mercredi soir :
Un technicien de la Ville de Brest vient installer le matériel avec le groupe et faire les balances : à quelle heure ? 22h15 - 23h30 : Concert du groupe Fleuves. Ouverture du foyer pour 21 h le mercredi
Adhésion des participants / cotisation : X
- Coupe du monde de football
Les étudiants regardent habituellement les matchs de foot dans la petite salle. Les participants qui le souhaitent pourront les rejoindre (notamment mardi et jeudi soir).
- Connexion au foyer : X
- Cercle privé BDE : Bureau des élèves a demandé à ce qu'on leur envoie la liste des participants (prénom - nom) et de demander aux participants de garder leurs badges, même quand ils sont au Foyer.
Sécurité
Application des procédures vigipirates Entrées / Sorties listes des participants par jour Arrivées tardives société de gardiennage vu entre Patricia et Eric : ? l'entrée du Forum
- un service de gardiennage sera à prévoir journée et nuit quel prestataire? voir avec la ville
Livraison et visiteurs , arrivée tardive portail J
- Agent gestion du public accueil / prestataire
Date horaire 03/07/2018 11:30 - 19 : 30 04/07/2018 08:00 - 20:00 05/07/2018 08 : 30 - 17 : 00 06/07/2018 08 : 30 - 17 : 00
- Agent gestion espace / agent
03/07/2018 11 : 30 - 20 :00 04/07/2018 08:00 - 20:00 05/07/2018 08 : 00 - 20 : 00 06/07/2018 08 : 00 - 17 : 00
- Agent gardiennage locaux nuit / prestataire
03/07/2018 20 : 00 - 08 : 00 04/07/2018 20 : 00 - 08 : 00 05/07/2018 20 : 00 - 08 : 00
Autres points
- Comme en 2016 la ville souhaiterait enregistrer les conférences plénières du mercredi, jeudi et vendredi matin.
la signalétique extérieure et intérieur. IMT Atlantique se charge de poser la signalétique extérieur : Florence envoie le logo HD en PDF ou Jpeg. signalétique intérieur : X
- Parking :
Parking à côté du complexe sportif est prévu pour les participants avec une signalétique associée.
- Comme en 2016 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et IMT Atlantique. Courrier formalisé ok mail un courrier de demande au directeur de l(IMT Atlantique) date
Dates de livraisons ( plantes, cadeaux autres...) :
- Cadeaux :
Maëva a donné toutes les informations à Marianne et Jean-Luc Bergot concernant les goodies : Livraison tote bags : directement à la Mairie Livraison gourdes : vendredi matin 29/06 à IMT.
- plantes vertes :
Livraison lundi par CMT Ville de Brest.
- Badges/passe/clés/téléphone
3 badges d’accès,
1 passe partiel pour les salles de cours
1 clé des meubles des salles multimédia (cléidentique pour chaque salle)
une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017)
- Calendrier
Dates :
Maisel : Nombre de chambres : 15 juin pour un premier estimatif, puis le 28 juin.
Gardien : X
liste des participants avec numéro de portable
Code wifi : Liste des participants fournir les nom pour : mercredi 27/06 et lundi 2/07
Rak : transmission du nombre de repas au rak : 28 juin et on réajustera le nombre de repas dans la matinée précédant chaque déjeuner. Pour le gala : chiffre définitif le X
Rak : Convention à transmettre au rak avec nombre de repas, langoustine et bouteilles d'eau : X
Récupération des clés des chambres : vendredi 29/06
Livraison des cadeaux : vendredi 29 juin
Badges/passe/clés : lundi 2 juillet ?
Code Wifi : lundi 2
Aménagement centre vie : lundi 2
Recyclerie : installation mobilier lundi 2 ou mardi 3?
Plantes : lundi 2
Livraison du matériel de la ville, des pochettes : lundi 2 ?
Livraison de la réception : mardi 3/07