Version du 27 juin 2018 à 18:37

Introduction : présentation du forum

Le forum se tiendra du 3 au 6 juillet 2018 sur le thème
Coopération ouverte

Principaux éléments du programme :

• Accueil le 3 juillet midi par un buffet.

Après midi : "Off" du Forum des usages.

• Les 4, 5 et 6 juillet : journées forum
  • 9h/10h : conférence (en amphi)
  • 10h/10h30 : pause-café
  • 10h30/12h30 : 6 sessions en parallèle (salles de cours)
  • 12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif ou paniers Cafétaria
  • 14h00/15h : Pratiques coopératives (salles mobiles, pas les salles informatiques qui sont fixes) formule retravaillée cette année.
  • 15h/15h30 : pause-café
  • 15h30/17h00 : 5 à 10 Ateliers (salles de cours) mis en place suite à proposition des participants

• Le 3 juillet au soir
  • 18h30 : Apéritif
  • 19h30 : Dîner au RAK
  • 21h00 : Animation Foyer des élèves

• Autres animations possibles :
  • Démonstration , Tiers lieux : sur 3 jours en journée centre vie

Un tiers lieu éphémère composé de trois espaces liés mis en meuble par la recyclerie un peu d’R :

- un media lab (production de contenus, interviews, photos, vidéos…)

- un fablab, des ateliers variés ( impression, robotiques…), cantine numérique, incubateur pédagogique, PAPI fab

- une animation cuisine moléculaire par l'association Ultra édition et Kuuutch le mercredi et le jeudi

- un espace de coworking qui accueillera durant les trois 3 jours des ateliers (OSM, framasoft...)

• • une soirée au foyer des élèves le mardi
  • ...

En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 participants, en 2008 : 380 participants, en 2010 : 400 participants attendus, en 2012 : 410 participants, en 2014 : 450 en 2016 : 394

En 2018 : 400 participants attendus.

RAK

Demande de partenariat du même type qu'en 2016, à savoir :

• Pause café mercredi, jeudi et vendredi : 850 pauses café entre les 3 jours
• Buffet d'accueil le mardi 3 juillet de 12h30 à 14h00 au centre vie : 100 pax estimés
• Mercredi 4 juillet midi : 230 repas estimés
• Jeudi 5 juillet midi : 220 repas estimés
• Vendredi 6 juillet midi : 130 repas estimés dont 44 paniers repas environ (remis en échange d'un ticket, payé auprès de la ville de Brest à l'inscription).
• cocktail du mercredi soir : X
• Mercredi 4 juillet soir pour le repas de gala : 140 repas estimés
• Bouteilles d'eau : X
• Langoustines : X
  

• • Pour le repas du vendredi midi, au moment de l'inscription en ligne les participants auront le choix et préciseront s'ils optent pour un repas chaud au RAK ou un panier repas.

Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite des places disponibles.

• Soirée du mercredi 4 juillet :

• • 19h apéritif servi par le RAK. Boissons fournis par la Ville. Canapés/gâteaux apéro fournis par le RAK
  • 20h00 : Dîner au RAK

• demande de paniers repas à la Cafeteria le midi au lieu de repas au RAK pour les mercredi, jeudi et vendredi : pour une trentaine de personnes
• voir le contenu des paniers repas pour que les participants aient autant en quantité que s'ils avaient pris un déjeuner à 12 euros au RAK.
• on donnera les informations sur les allergies et régimes alimentaires au RAK à réception des retours des participants suite à l'e-mail de confirmation d'inscription.

• Le RAK assurera les petits déjeuners qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la Ville de Brest à l'inscription).

Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles? A titre d'information 300 petits déjeuners sont estimés.

• voir petits déjeuners possible le samedi matin ?

• Le RAK organisera les 4, 5 et 6 juillet matin les pauses café (10h/10h30) sous forme de mise à disposition : 780 estimés.
  

La pause comprenait par personne : 1 viennoiserie, une boisson chaude, une boisson froide.

Le temps de pause est court (30 mn), il est demandé de mettre en place si possible 2 buffets à 2 endroits différents.

• Un service de pause l'après midi est à prévoir également comme en 2016 à la cafétéria du centre vie en échange d'un ticket pour les mardi, mercredi et jeudi de 15h à 15h30 : 780 boissons servies sur 3 jours.

La ville de Brest a contacté Sébastien Blot afin qu’il nous communique les couts de prestation suivant - Petits déjeuners pour les 4 jours - Pauses cafés du matin pour les 4 jours - Le buffet d’accueil du mardi 5 juillet - Les pauses café après midi - Le cocktail du mercredi soir - Le repas de « gala » - Le repas « self »

• Un premier chiffrage en nombre de participants pour les différentes prestations sera fait le 28 juin.
• Pour les déjeuners, on réajustera le nombre de repas dans la matinée précédant chaque déjeuner.
• Les menus
• Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK.

MAISEL

Fournir le nombre de chambre le : 15 juin pour un premier estimatif, puis le 28 juin. On récupérera les clés à IMT le 29 juin matin et dans la foulée la Ville fera l'attribution des chambres. La Ville donnera le tableau avec attribution des chambres le 1er juillet.

• Premières arrivées possible à l'IMT Atlantique: lundi en soirée.

Certaines clés seront déposés dans le coffre pour les personnes qui arrivent le lundi soir ou dans la nuit. La Maisel nous communiquera le code. ?

• Connexion filaire à Internet dans les chambres avec le Résel.

Cette année la MAISEL met à disposition :

• 50 chambres avec douches sur le palier : proposition I7 et I4
• 50 chambres sans douche I 8 ( rénové)
• 10 studios difficile à mettre à disposition : proposition des T1 se situant dans le bâtiment I12 ( pour les couples lit double)

• à ce jour 26 avec douche + 7 sans douche + 1 studio mais inscription encours

Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, 2 couvertures, serviettes de toilette, gel douche.

Comme en 2016, une convention sera établie entre la Ville et la Maisel.

La Maisel facturera à la Ville le nombre de nuits consommées.

La Maisel fournira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants.

En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir 35 € (point validé). Une convention sera établie entre chaque participant hébergé à la Maisel et la ville qui facturera à l'hébergé le coût de changement de barillet en cas de non restitution de clef.

Les tarifs ont communiqués par la Maisel à la Ville de Brest. Tarif X €/nuit chambre sans douche - X € /nuit chambre avec douche - X € /nuit studio.

pour les personnes souhaitant poursuivre leur séjour le week end : confirmation par la Maisel que les chambres peuvent occupées le week end

une visite des chambres a été faites il a été convenu une visite la semaine 26 lors de la remise des clefs.

*Une convention de partenariat sera établie entre la ville et la Maisel date X et envoi X

• point besoin hébergement prévu avec P ORUE le 15 juin

IMT Atlantique

• Point Technique :
• wifi : qu'est document - charte - quelle date ?
• Info : pas de technicien côté ville

Aujourd'hui les besoins logistiques sont de même nature qu'en 2016.

La ville finalise le programme du Forum et ne sait pas encore s’il y aura besoin de salles après 17h

• Au niveau des salles :
  • 9 salles de cours équipées multimédia (PC, vidéoprojecteur, écran de projection + diffusion son + vidéo pour certaines salles) pour les rencontres du matin (10h30/12h30) les ateliers de l'après midi (14h00/16h30) et la séance présentation de projets
    

• • 6 salles multimédia en configuration Amphi
  • le grand amphi pour les plénières du matin ( plus celui d'en face avec retransmission )

(Prévoir pour l'amphi accès Handicapés).

• • Pas salle informatiques pour les Travaux pratiques. .
    

• • 1 salle pour bagagerie
  • 1 salle de stockage (matériel et cadeaux) proche du centre vie

• • Souhait d'avoir une salle ou deux type salle de réunion avec connexion Internet/vidéoprojecteur + Wifi pour une vingtaine de personne />

Reprendre les salles mentionnées par la convention de 2016

Badges/passe/clés

souhait :

• • 3 badges d’accès,

• • 1 passe partiel pour les salles de cours

• • 1 clé des meubles des salles multimédia (clé identique pour chaque salle)

• • une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017)

• • Récupération de l'ensemble le lundi 2 juillet.

• Au niveau du Centre Vie :

Organisation et installation du centre vie/accueil

A priori mêmes besoins qu'en 2016. On repartirait sur la même configuration - nous fournir le plan 2016 pas de grosse imprimante La configuration précise souhaitée sera précisée ultérieurement.

Point à voir avec Jean François Berréhare *Accueil :

• • la possibilité d'équiper un stand de 2 ou 3 postes raccordés à Internet en accès libre pour les participants

• • Accueil :

A priori au même endroit qu'en 2016, en bas des escaliers à droite. Équipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 3 postes informatique avec connexion filaire internet, une imprimante

• • Espace café :

Comme en 2016 sous forme de 2 buffets pour les pauses du matin pour une meilleure fluidité. Service assuré par le RAK.

• Activités centre vie
  • Alcoves : Exposition prévue ?

• • Plan sera complété par la ville et remis à l'IMT

• • rallonges électriques et des multiprises au CTM plantes vertes ctm

• • grille caddie

• • Nombre de tables rondes : plus d'une vingtaine

Foyer des élèves

• La ville souhaite pouvoir bénéficier du Foyer des élèves pour l'animation après le dîner de gala le mercredi 4 juillet avec une collaboration du même type avec le bureau des élèves. Et si possible : ouverture du bar le mardi soir, mercredi soir et jeudi soir option

Bureau des élèves - soirée du mercredi 6

Rendez vous à fixer avec le bureau des élèves à Imt Atlantique. Adhésion des participants

. Ouverture du foyer pour 21 h le mercredi

. Concert vers 21h45/22 h avec Fleuves . Bar tenu par les élèves.

A voir :

Connexion au foyer

Soirée RGPD + ouverture du bar le mardi

Scène pour les musiciens de Fleuves le mercredi

Soirée foot le mardi et le jeudi

Ouverture le jeudi

Cotisation

Sécurité

Application des procédures vigipirates Entrées / Sorties listes des participants par jour Arrivées tardives société de gardiennage l'entrée du Forum

• un service de gardiennage sera à prévoir journée et nuit quel prestataire? voir avec la ville

Livraison et visiteurs , arrivée tardive portail J

• Agent gestion du public accueil / prestataire

Date horaire 03/07/2018 11:30 - 19 : 30 04/07/2018 08:00 - 20:00 05/07/2018 08 : 30 - 17 : 00 06/07/2018 08 : 30 - 17 : 00

• Agent gestion espace / agent

03/07/2018 11 : 30 - 20 :00 04/07/2018 08:00 - 20:00 05/07/2018 08 : 00 - 20 : 00 06/07/2018 08 : 00 - 17 : 00

• Agent gardiennage locaux nuit / prestataire

03/07/2018 20 : 00 - 08 : 00 04/07/2018 20 : 00 - 08 : 00 05/07/2018 20 : 00 - 08 : 00

Autres points

• Comme en 2016 la ville souhaiterait enregistrer les conférences plénières du mercredi, jeudi et vendredi matin.

la signalétique extérieure et intérieur. IMT Atlantique se charge de poser la signalétique extèrieur Reflexion sur la signalétique intèrieur

• Comme en 2016 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et IMT Atlantique. Courrier formalisé ok mail un courrier de demande au directeur de l(IMT Atlantique) date

Inviter Patrick Bouillant à la prochaine réunion Informer des dates de livraisons ( plantes, cadeaux autres...)

• Badges/passe/clés/téléphone

3 badges d’accès,

1 passe partiel pour les salles de cours

1 clé des meubles des salles multimédia (cléidentique pour chaque salle)

une clé pour la bagagerie (B02-015),(b02 017)

Calendrier

Dates :

Maisel : Nombre de chambres

Dates? :

Gardien :

liste des participants avec numéro de portable

Code wifi : Liste des participants fournir les nom pour :

Dates? :

Rak : transmission du nombre de repas au rak

Rak : Convention à transmettre au rak avec nombre de repas, langoustine et bouteilles d'eau

Dates ? :

Récupération des clés des chambres

Livraison des cadeaux demander le vendredi

Badges/passe/clés : à récupérer

Code Wifi : derniers noms

Aménagement centre vie : lundi 2

Recyclerie : installation mobilier

Plantes : lundi2

Livraison du matériel de la ville, des pochettes

Livraison du pot