Version du 12 mars 2014 à 17:00

Introduction : présentation du forum

Le forum se tiendra du 1er au 4 juillet 2014 sur le thème
Territoires et dynamiques contributives. La coopération en action

Retrouvez le programme en ligne : http://forum-usages-cooperatifs.net/index.php/Accueil

Principaux éléments du programme :

• Premières arrivées possible à Télécom : lundi en soirée. 18 chambres en 2012.
• Accueil le 1er juillet midi par un buffet. Après midi : "Off" du Forum des usages.
• Les 2, 3 et 4 matin juillet : journées forum
  • 9h/10h : conférence (en amphi)
  • 10h/10h30 : pause café
  • 10h30/12h30 : 7 sessions en parallèle (salles de cours)
  • 12h30/14h00 : déjeuner Restaurant Administratif
  • 14h00/16h30 : 6 Ateliers (salles de cours) et 5/6 séances de Travaux Pratiques (salles informatiques)
  • 17h00/18h30  : présentation de projets (une douzaine de salles ou amphis) (mercredi et/ou jeudi)

• Le 2 juillet au soir
  • 18h30 ou 19h00 : Apéritif
  • 20h00/20h30 : Dîner au RAK
  • 22h00 : Animation Foyer des élèves.

• Autres animations possibles :
  • Démonstration de jeux vidéo : sur 3 jours en journée centre vie ? un soir au foyer des élèves ?
  • Diffusion d'un film : un soir. En petit amphi ? Au foyer des élèves ?

En 2004 : 280 participants, en 2006 : 320 participants, en 2008 : 380 participants, en 2010 : 400 participants attendus, en 2012 : 410 participants.

En 2014 : 410 participants attendus.

RAK

Partenariat du même style qu'en 2012 avec une soirée de plus. (En raison de la non programmation du Carrefour des possibles).

A savoir :

• Buffet d'accueil le mardi 1er juillet midi au centre vie
• Repas au RAK les mercredi, jeudi, vendredi midi
• Repas au RAK les mardi, mercredi, jeudi soir.
  • Repas de gala : le mercredi 2 juillet au soir.
  • Pour le repas du vendredi midi, au moment de l'inscription en ligne les participants auront le choix et préciseront s'ils optent pour un repas chaud au RAK ou un panier repas.
    

Environ 200 repas pour les mercredi et jeudi midi et 60/70 repas au RAK + 50/60 paniers repas pour le vendredi midi en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles.

A titre d'information en 2012 :

• Mardi 10 juillet midi : 130 repas facturés
• Mercredi 11, jeudi 12 juillet midi : environ 200 repas
• Mardi 10 juillet soir : 130 repas environ
• Jeudi 12 juillet soir pour le repas de gala : 185 repas facturés
• Vendredi 13 juillet : 150 repas environ dont 50 paniers repas environ.

• Cette année une repas du soir en plus : le jeudi 3 juillet. Estimatif : 140 repas environ.
  
  

• Soirée du mercredi 2 juillet :

• • 18:30 ou 19h apéritif servi par la RAK. Boisson fourni par la ville. Canapés/gâteaux apéro fournis par le RAK.
  • 20h00 ou 20h30 : Dîner au RAK. Un nombre précis de repas sera à communiquer suffisamment tôt à l'avance au RAK pour les commandes et ne sera plus modifiable.

Remarque : en 2012 l'arrivée tardive de quelques participants avait été difficile à gérer avec le cuisinier pas toujours conciliant....

• Le RAK assurera les petits déjeuners qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles.

A titre d'information en 2012 : 390 petits déjeuners facturés.

• Le RAK organisera les 2, 3 et 4 juillet matin les pauses café (10h/10h30) sous forme de mise à disposition. 810 facturés en 2012.
  

La pause comprendra par personne : 1 viennoiserie, une boisson.

Le temps de pause est cours (30 mn), il est demandé de mettre en place si possible 2 buffets à 2 endroits différents.

• Un service de pause l'après midi est à prévoir également comme en 2012 au bar du centre vie en échange d'un ticket pour les mardi, mercredi et jeudi après midi.

A titre d'information en 2012 : 608 boissons servies sur 3 jours.

• Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK.

MAISEL

Le même nombre de participants logés sur place attendu avec cette année une nuit de plus.

A titre d'information en 2012 :

• réalisé : 118 chambres avec douches sur le pallier (pour 315 nuitées)
• réalisé : 50 chambres avec douche (pour 144 nuitées)
• réalisé : 3 studios (pour 13 nuitées)
• réalisé : pavillon pour une semaine

Cette année la MAISEL met à disposition ?? chambres sans douche et ?? chambres avec douche +

Tarifs : les tarifs suivants sont proposés : 26 € la nuit pour les chambres sans douche (24 € en 2012) et 32 € la nuit pour les chambres avec douche (30 € en 2012) et 46 € pour le studio.

Frédéric Bergot souligne l'augmentation importante de 8% par rapport aux tarifs 2012, augmentation à laquelle il faudra rajouter le forfait ménage : à répercuter sur les participants. (On devrait arriver à des tarifs de chambre sans douche à 32 € pour les participants contre 27 € en 2012 soit une augmentation de 25%)

Forfait ménage à prévoir : ??

Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, couvertures, serviettes de toilette, savonnette.

Comme en 2012, une convention sera établie entre la Ville et la Maisel. Environ trois semaines avant la rencontre, la ville précisera le nombre approximatif de chambres à réserver et affinera les chiffres les semaines suivantes.

La Maisel facturera à la Ville le nombre de nuits consommées.

La Maisel forunira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants.

Les personnes souhaitant poursuivre leur séjour pourront occuper leur chambre le week end et remettront directement leur clef dans la boîte aux lettres de la Maisel à leur départ.

En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir ???? (à préciser).

Frédéric Bergot précise que comme les éditions précédentes, une convention sera établie entre chaque participant hébergé à la Maisel et la ville qui facturera à l'hébergé le coût de changement de barillet en cas de non restitution de clef.

Remarque : en 2012 nouveau problème de couvertures où les participants sont venus nombreux se plaindre à l'accueil.

Telecom Bretagne

Aujourd'hui les besoins logistiques sont de même nature qu'en 2012 avec une séance présentation de projets de plus le mercredi et/ou jeudi après midi à 17h/18h30 (qui nécessiterait une douzaine de salles/amphis) :

• Au niveau des salles :

• • 6 à 9 salles de cours équipées multimédia (PC, vidéoprojecteur, écran de projection + diffusion son + vidéo pour certaines salles) pour les rencontres du matin (10h30/12h30) les ateliers de l'après midi (14h00/16h30) et la séance présentation de projets
    

• • 6 salles multimédia en configuration Amphi dont le grand amphi pour les plénières du matin (et peut être une animation : Conférence gesticulée à caler)

(Prévoir avec accès Handicapés).

• • 5 à 6 salles informatiques pour les Travaux pratiques. Préciser les salles Linux et windows.
    

• • 1 salle pour bagagerie
    

• Au niveau du Centre Vie :

• • Au niveau des stands:

A priori mêmes besoins qu'en 2012. Utilisation des stands au centre suite aux projets S4 dans le centre vie équipés avec tables, chaises, courant électrique et prise informatique. Prévoir de démonter certains stands.

Frédéric Bergot demande la possibilité d'équiper certains stands de quelques PC raccordés au web.

Gérard Grall fournit les plans de la disposition des stands S4 et le plan du Forum 2012. Communiquer suffisamment tôt à l'avance les stands à conserver et ceux à démonter.

• • Accueil :

A priori au même endroit qu'en 2012, en bas des escaliers à droite. Équipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 2 DECT

• • Espace café :

Comme en 2012 sous forme de 2 buffets pour les pauses du matin pour une meilleure fluidité. Service assuré par le RAK.

• Autres points divers :

• • Les plans n'ont pas changé ?

• • Comme en 2012, Frédéric Bergot demande si c'est possible d'avoir le réseau wifi.

Marianne Bellour Le Jean voit avec Jean-François Berrehare. Un nouveau système d'accès au wifi est en place avec de nouvelles mesures de sécurité.

• • Frédéric Bergot demande si c'est possible de disposer de deux ou trois badges pour circuler librement dans les bâtiments et d'un pass pour ouvrir et fermer toutes les salles.

• • Marianne Bellour - Le Jean se chargera de la signalétique extérieure.

La Ville de Brest se chargera de la signalétique intérieure.

• • Comme les années précédentes, un service de gardiennage sera à prévoir la nuit.

• • Comme en 2012 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et Telecom Bretagne.

• • Frédéric Bergot demande comme en 2012 de pouvoir bénéficier du Foyer des élèves pour l'animation après le dîner de gala le mercredi 2 juillet avec une collaboration du même type avec le bureau des élèves. Et si possible : ouverture du bar le mardi soir et jeudi soir.

• • Frédéric Bergot évoque le petit soucis rencontré pour le stationnement en 2012.

UNE PROCHAINE REUNION A TELECOM BRETAGNE A CALER DÉBUT JUIN

Liste des participants :

• Blot Sébastien, RAK
• Touré El Hadj, Directeur de la MAISEL
• Bergot Frédéric, Mairie de Brest
• Bellour - Le Jean Marianne, Assistante du Secrétaire Général Telecom Bretagne
• Grall Gérard, Logistique Telecom Bretagne
• Meunec Corantin, Logistique Telecom Bretagne
• Berréhare Jean-François

Excusé :

• Belleudy Jean-Pierre, Secrétaire Général Telecom Bretagne