Version du 18 juin 2014 à 09:50

Introduction : présentation du forum

A ce jour 270 inscrits

Week-end Hackaton : Archipèle Molen. du vendredi 17h au lundi 18h.

Attention : venue de Axelle Lemaire, Secrétaire d’État chargée du numérique le jeudi 3 juillet.

Retour sur les horaires de quelques temps forts :

• Le 1er juillet au soir
  • 18h00 : Apéro auto organisé
  • 19h30 : Dîner au RAK
  • 21h00 : Ciné-concert au Foyer des élèves.

• Le 2 juillet au soir
  • 19h00 : Apéritif
  • 20h00/20h30 : Dîner au RAK.
  • 22h00 : Animation Foyer des élèves.

• Le 3 juillet : venue de Axelle Lemaire
  • Programme à définir :
    • Arrivée possible vers 11h00
    • Visite des sessions du Forum des Usages Coopératifs (pilotage Michel Briand)
    • Intervention "plénière" d'Axelle Lemaire vers 12h30
    • Repas en salle d’hôte vers 13h00 avec les participants en associant différentes composantes acteur-ice-s du Forum des usages coopératifs et de Brest tech.

• Le 3 juillet au soir : Soirée libre en ville. Il n'y a plus de repas au RAK.

RAK

• Buffet d'accueil le mardi 1er juillet midi au centre vie
• Repas au RAK les mercredi, jeudi, vendredi midi
• Repas au RAK les mardi, mercredi soir. Attention : le repas du jeudi soir ne tient plus. (Soirée libre en ville)
  • Repas de gala : le mercredi 2 juillet au soir.
  • Pour le repas du vendredi midi, au moment de l'inscription en ligne les participants auront le choix et préciseront s'ils optent pour un repas chaud au RAK ou un panier repas.
    

Environ 200 repas pour les mercredi et jeudi midi et 60/70 repas au RAK + 50/60 paniers repas pour le vendredi midi en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles.

A titre d'information en 2012, et on peut repartir sur cette base pour 2014 :

• Mardi 10 juillet midi : 130 repas facturés
• Mercredi 11, jeudi 12 juillet midi : environ 200 repas
• Mardi 10 juillet soir : 130 repas environ
• Jeudi 12 juillet soir pour le repas de gala : 185 repas facturés
• Vendredi 13 juillet : 150 repas environ dont 50 paniers repas environ.

Le nombre de "repas de gala" sera arrêté le vendredi 27 juin. Un estimatif au précis que possible (à 10 près) sur les repas (hors gala) sera communiqué le mercredi 25 juin.

• Le 30 juin :
  
  • Regroupement Animacoop
    

Nous remettrons un ticket boisson (pour retirer une pause à la cafet) à une vingtaine de personnes qui se regroupent le 30 après midi pour une session de travail.

• Le 1er juillet
  
  • Atelier utilité sociale :
    

Prévoir pause café le matin (même formule que les autres pauses café du matin) pour 25 personnes dans une des salles de cours qui sera communiquée

• • Regroupement Animacoop
    

Prévoir pause café le matin pour 20 personnes (idem ci dessus) à prévoir dans une des salles de cours qui sera communiquée.

• Soirée du mercredi 2 juillet :
  • 19h apéritif servi par la RAK. Boisson fourni par la ville. Canapés/gâteaux apéro fournis par le RAK. Le RAK propose un devis.
  • 20h00 : Dîner au RAK. Le RAK propose un devis avec proposition de menu. Prévoir un début de service à 20h15.

Remarque : en 2012 l'arrivée tardive de quelques participants avait été difficile à gérer avec le cuisinier pas toujours conciliant....

• Le 3 juillet : venue de Axelle Lemaire.
  • Repas à décaler à 13h00.
  • Repas Axelle Lemaire et invités en salle d’hôtes.  : cf Catherine Mouchot

• Le RAK assurera les petits déjeuners qui seront pris au RAK en échange d'un ticket (payé auprès de la ville de Brest à l'inscription). Les personnes n'ayant pas de ticket pourront toujours se présenter au RAK et payer directement dans la limite de places disponibles.

A titre d'information en 2012 : 390 petits déjeuners facturés.

• Le RAK organisera les 2, 3 et 4 juillet matin les pauses café (10h/10h30) sous forme de mise à disposition. 810 facturés en 2012.
  

La pause comprendra par personne : 1 viennoiserie, une boisson chaude, une boisson froide.

Le temps de pause est cours (30 mn), il est demandé de mettre en place 2 buffets à 2 endroits différents.

• Un service de pause l'après midi est à prévoir également comme en 2012 au bar du centre vie en échange d'un ticket pour les mardi, mercredi et jeudi après midi. Souhait de voir la cafet ouverte jusque 17h les mardi, mercredi et 17h30 le jeudi.

A titre d'information en 2012 : 608 boissons servies sur 3 jours.

• Une convention de partenariat sera établie entre la ville et le RAK.

MAISEL

Le même nombre qu'en 2012 de participants logés attendus.

A titre d'information en 2012 :

• réalisé : 118 chambres avec douches sur le pallier (pour 315 nuitées)
• réalisé : 50 chambres avec douche (pour 144 nuitées)
• réalisé : 3 studios (pour 13 nuitées)
• réalisé : pavillon pour une semaine

Cette année la MAISEL met à disposition :

• 50 chambres avec douches (Bâtiments I6-I8)
• 120 chambres sans douche (Bâtiments I1-I4-I5-I7 (bâtiment rénové))
• 2 studios (studio pour 2 personnes)

Rappel des tarifs : 26 € la nuit pour les chambres sans douche (24 € en 2012) et 32 € la nuit pour les chambres avec douche (30 € en 2012) et 46 € pour le studio. Le forfait ménage supplémentaire compte tenu des dates du forum qui sont proches du départ des étudiants est compris dans le prix.

Pour chaque chambre : la Maisel fournit draps, 2 couvertures, serviettes de toilette, savonnette.

Comme en 2012, une convention sera établie entre la Ville et la Maisel.
Quelques arrivées tardives sont à prévoir le lundi soir. Les participants pourront retirer leur enveloppe avec les clefs dans le coffre fort.

La Maisel facturera à la Ville le nombre de nuits consommées.

La Maisel fournira à la Ville les plans des bâtiments que l'on remettra aux participants.

Les personnes souhaitant poursuivre leur séjour pourront occuper leur chambre le week end et remettront directement leur clef dans la boîte aux lettres de la Maisel à leur départ. Attention : le samedi il n'y aura pas de courant au sein de l'établissement scolaire (salle de cours, centre vie...). La Maisel n'est pas concernée par cette coupure.

En cas de perte, de vol, de non restitution de clef, la Maisel facturera à la ville le coût de changement de barillet à savoir 30 €.

Frédéric Bergot précise que comme les éditions précédentes, une convention sera établie entre chaque participant hébergé à la Maisel et la ville qui facturera à l'hébergé le coût de changement de barillet en cas de non restitution de clef.

Remarque : en 2012 nouveau problème de couvertures où les participants sont venus nombreux se plaindre à l'accueil. Cette année la Maisel a prévu de mettre 2 couvertures dans chacune des chambres.

• Connexion Internet dans les chambres : Jean-François Berréhare confirme que les participants pourront se connecter en wifi avec leurs identifiants dans les chambres.
  

Telecom Bretagne

Aujourd'hui les besoins logistiques sont de même nature qu'en 2012 :

• Au niveau des salles :

• • 9 salles de cours équipées multimédia (PC, vidéoprojecteur, écran de projection + diffusion son + vidéo pour certaines salles) pour les rencontres du matin (10h30/12h30) les ateliers de l'après midi (14h00/16h30) et la séance présentation de projets
    

• • 6 salles multimédia en configuration Amphi dont le grand amphi pour les plénières du matin (et peut être une animation : Conférence gesticulée à caler)

(Prévoir avec accès Handicapés).

Si le grand amphi est en travaux (changement matériel multimédia), il est proposé d'utiliser la salle Méridienne qui peut être divisée en deux par une cloison pour les plénières et les pauses café.

• • 5 salles informatiques pour les Travaux pratiques. Toutes les salles sont sous Linux et possibilité de les mettre sous windows (machines virtuelles).
    

• • 1 salle pour bagagerie

• • Souhait d'avoir une salle type salle de réunion avec connexion Internet/vidéoprojecteur le mardi 1er juillet (Groupe Bilan Formation Animacoop).
    

• • Souhait d'avoir une salle type salle de réunion avec connexion Internet/vidéoprojecteur + Wifi le lundi 30 juin de 13h à 18h et le mardi 1er pour vingt personnes (Groupe Bilan Formation Animacoop).
    

• • Dans la suite du Forum, souhait d'avoir une salle de cours multimédia équipée visioconférence pour le vendredi après midi pour un atelier en visioconférence avec le colloque Université d'Eté de la Solidarité Internationale à Rennes.

• Au niveau du Centre Vie :

• • Au niveau des stands:

Configuration à voir sur place.

Frédéric Bergot demande :

• • la possibilité d'équiper un stand de 2 ou 3 postes raccordés à Internet en accès libre pour les participants
  • la possibilité éventuellement d'équiper certains des stands de postes informatiques raccordés au web pour les exposants

• • Accueil :

A priori au même endroit qu'en 2012, en bas des escaliers à droite. Équipement : tables, chaises, 2 blocs électriques, 1 tel fixe, 3 DECT

• • Espace café :

Comme en 2012 sous forme de 2 buffets pour les pauses du matin pour une meilleure fluidité. Service assuré par le RAK.

• Autres points divers :

• • Comme en 2012, Frédéric Bergot demande si c'est possible d'avoir le réseau wifi. François Elie se mettra en relation avec Jean-François Berréhare.

• • Comme en 2012, Frédéric Bergot demande si Damien Dall peut enregistrer les conférences plénières du mercredi, jeudi et vendredi matin.

• • Frédéric Bergot demande si c'est possible de disposer de deux ou trois badges pour circuler librement dans les bâtiments et d'un pass pour ouvrir et fermer toutes les salles.

• • Marianne Bellour - Le Jean se chargera de la signalétique extérieure.

La Ville de Brest se chargera de la signalétique intérieure.

• • Comme les années précédentes, un service de gardiennage sera à prévoir la nuit.

• • Comme en 2012 une convention de partenariat sera établie entre la ville de Brest et Telecom Bretagne.

• • Frédéric Bergot demande comme en 2012 de pouvoir bénéficier du Foyer des élèves :
    • pour l'animation du mardi 1er juillet : ciné-concert + bar
    • pour l'animation après le dîner de gala le mercredi 2 juillet avec une collaboration du même type avec le bureau des élèves.
    • Rien à prévoir le jeudi

• • Frédéric Bergot évoque le petit soucis rencontré pour le stationnement en 2012.

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Liste des participants :

• Blot Sébastien, RAK
• Touré El Hadj, Directeur de la MAISEL
• Bergot Frédéric, Mairie de Brest
• Bellour - Le Jean Marianne, Assistante du Secrétaire Général Telecom Bretagne
• Grall Gérard, Logistique Telecom Bretagne
• Meunec Corantin, Logistique Telecom Bretagne
• Berréhare Jean-François

Excusé :

• Belleudy Jean-Pierre, Secrétaire Général Telecom Bretagne